O risco à saúde da multitarefa e como a IA pode ajudar

Multitarefa é uma habilidade essencial no ambiente de trabalho acelerado de hoje. É comum para os trabalhadores lidar com muitas responsabilidades juntas devido à natureza de seus empregos. A troca constante de contexto é uma habilidade cobiçada, mas é conhecida por fazer mais mal do que bem a longo prazo. Enquanto você sente que está fazendo mais em menos tempo, também aumenta o risco de cometer mais erros e ter menos foco no trabalho. Neste artigo, discutiremos o conceito de multitarefa, como ele impacta sua saúde e como você pode fazê-lo de forma eficaz usando ferramentas de IA.

O que é multitarefa?

Multitarefa é fazer várias coisas simultaneamente ou em rápida sucessão sem pausas. É uma prática bastante comum no ambiente de trabalho de hoje, já que muitos profissionais lidam regularmente com diferentes responsabilidades. À primeira vista, pode parecer uma excelente maneira de aumentar a produtividade, mas é conhecida por ter efeitos adversos na saúde humana. Além disso, estudos mostram que não é uma prática eficaz. O Anatomy of Work Global Index 2022 descobriu que 52% dos trabalhadores do conhecimento geralmente fazem multitarefa durante reuniões virtuais, e mais de um quarto deles perdem ações e atualizações. Isso mostra o estado crítico do que antes era considerado um método altamente eficaz — e indica a necessidade de tecnologias inovadoras ou métodos para resolver esse problema.

Como a multitarefa impacta sua saúde?

Existem vários efeitos negativos da multitarefa, desde altos níveis de estresse até problemas de memória a longo prazo. Por exemplo, um estudo de 2014 descobriu que a multitarefa com a mídia, a prática de consumir diferentes formas de mídia simultaneamente, está associada a uma menor densidade de matéria cinzenta. A matéria cinzenta é responsável por funções vitais como retenção de memória e regulação emocional. Portanto, se você faz multitarefa, tende a ficar mais irritado e a demorar mais para fazer as coisas.

Por outro lado, existe outra maneira de medir o impacto da multitarefa. Kevin Madore, neurocientista da Universidade de Stanford, diz que você pode fazer isso medindo os "custos da mudança de tarefa". Esse custo se refere à perda de precisão quando se alterna entre várias tarefas. Por exemplo, se você pode calcular com uma precisão de 99%, ao longo do tempo, esse número reduz. Pode se tornar 98,7%, 98,4%, 98,1%, e assim por diante. Isso lentamente desgasta sua memória de trabalho e memória de longo prazo. Em 2020, a equipe de Madore descobriu que aqueles propensos à multitarefa crônica são mais propensos a serem esquecidos, lembrar informações incorretas ou ter dificuldades em recordar detalhes importantes.

A neuropsicóloga Cynthia Kubu diz: "Quanto mais multitarefa fazemos, menos alcançamos de fato, porque lentamente perdemos nossa capacidade de focar o suficiente para aprender. Se estamos constantemente tentando fazer multitarefa, não praticamos ignorar o resto do mundo para nos engajar em um processamento e aprendizado mais profundos." A troca constante de contexto, eventualmente, cobra seu preço. Mesmo quando você passa de uma tarefa para outra com pausas mínimas, o cérebro humano não tem tempo para se recuperar da anterior.

5 táticas para gerenciar múltiplas tarefas de forma eficaz

A multitarefa é uma habilidade altamente reverenciada por uma razão: ajuda as pessoas a realizar mais coisas mais rapidamente. É comum para os profissionais de trabalho lidar com vários projetos simultaneamente, independentemente de sua designação ou experiência. A natureza acelerada de todas as indústrias e as crescentes demandas colocadas sobre os trabalhadores nos dias de hoje justificam a necessidade de ser bom nessa habilidade. Mas isso não significa que tudo está perdido e não há como gerenciar diferentes tarefas sem impactar sua saúde. Aqui estão cinco estratégias para se tornar mais eficiente e produtivo enquanto minimiza a multitarefa no local de trabalho:

Crie um cronograma de trabalho diário

É difícil saber no que trabalhar sem um cronograma claro que dita sua rotina. Em vez disso, crie uma lista de tarefas usando papel e caneta ou seu aplicativo favorito de produtividade e mantenha o foco. Visualmente, mapeie seu dia, estabeleça metas e prazos realistas e limite a quantidade de coisas que você faz diariamente. Essa abordagem ajuda você a dividir seu dia em blocos gerenciáveis e evitar a multitarefa.

Use a Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo criado por Francesco Cirillo, um consultor de produtividade. Envolve dividir seu trabalho em curtos períodos de 25 minutos de trabalho seguidos por pausas de 5 minutos. Embora tenha sido inicialmente desenvolvida para estudantes universitários aumentarem sua produtividade, agora é um dos métodos mais populares para realizar o trabalho. Você pode usar aplicativos gratuitos de temporizador Pomodoro ou definir seu próprio alarme para concluir tarefas em um curto período. Isso pode limitar as distrações, já que você está com tempo limitado, melhorando a produtividade.

Priorize tarefas usando a Matriz Eisenhower

A Matriz Eisenhower é uma ferramenta poderosa projetada para ajudar as pessoas a priorizar tarefas dividindo-as em quatro categorias:

• Urgente

• Importante

• Não Urgente

• Não Importante

Você pode identificar quais tarefas devem ser abordadas primeiro de acordo com seu nível de prioridade. Com base nos seus prazos e urgência, categorize-as, e você terá uma lista de tarefas pronta para concentrar seus esforços. Você pode manter ou delegar tarefas, dependendo de onde elas se encaixam.

Matriz Eisenhower

Planeje suas reuniões cuidadosamente

Um relatório da Reclaim revelou que os trabalhadores participam de 25.6 reuniões em média por semana. Isso é quase cinco reuniões em cada dia de trabalho de 8 horas. Se você já esteve em uma reunião pensando que poderia ter sido um e-mail, pratique um planejamento consciente: priorize reuniões críticas para os negócios que necessitam de entrada "física" de cada participante. Por exemplo, se você está revisando um deck de vendas para sua próxima reunião, isso pode ser feito de forma assíncrona, mas se você está treinando outro membro da equipe para a próxima ligação de vendas deles, crie uma reunião.

Mantenha as reuniões curtas para que os participantes não se dispersem mentalmente. Tenha um objetivo claro e garanta que todos estejam na mesma página. Essas práticas simples podem aliviar a carga em seu calendário.

Invista em ferramentas com AI

Quando você está se dividindo em várias tarefas, está operando sob a suposição de que é uma máquina. Por que não deixar uma máquina real aliviar a carga? Existem várias ferramentas com inteligência artificial (IA) que automatizam tarefas específicas disponíveis no mercado. Por exemplo, você pode usar um tomador de notas com IA para capturar anotações de reuniões ou uma ferramenta de escrita com IA para redigir e-mails. Em última análise, você se beneficia de remover a carga cognitiva que essas tarefas exigem, porque deixa espaço para você se concentrar em coisas mais importantes.

Ferramentas de inteligência artificial que facilitam a multitarefa

Embora você possa não conseguir alternar contextualmente constantemente, as ferramentas podem. Aqui estão seis ferramentas para ajudar:

1. Supernormal

Se você está em várias reuniões diárias, remova a carga cognitiva de tomar notas usando o Supernormal. Esta ferramenta de anotações com IA impede a multitarefa durante chamadas de vendas e reuniões.

Ao capturar, transcrever e destacar momentos-chave da chamada, o aplicativo permite que os usuários se concentrem na discussão, em vez de tentar tomar notas ou lembrar detalhes importantes. Isso melhora sua concentração e retenção. Além disso, você tem um backup para quaisquer detalhes que possa ter perdido — uma ferramenta indispensável se você participa de reuniões com frequência.

Supernormal - GPT4 para suas reuniões

2. Freedom

Todos nós já estivemos em uma situação em que queremos verificar nossas notificações do LinkedIn durante o trabalho. Quando se dá conta, 45 minutos se passaram e você espera recuperar o tempo perdido. Freedom resolve esse problema. Você pode usá-lo para impedir a multitarefa bloqueando aplicativos, sites ou toda a internet em vários dispositivos, incluindo iPhones, iPads, Windows e computadores Mac. Limite o acesso e crie sessões de foco para estar "livre" de distrações. Além disso, você pode acessar músicas lo-fi e recursos de automação para agendar sessões.

Características principais do Freedom

3. Sunsama

O planejamento diário é fundamental para um você mais focado e produtivo. Sunsama é uma dessas ferramentas de planejamento diário que ajuda os usuários a organizar e priorizar tarefas com base em suas preferências. Você pode integrá-lo a ferramentas como Slack, Trello e Google Agenda para se manter no topo de seu cronograma. O Sunsama permite que os usuários se concentrem nas tarefas sem alternar entre vários aplicativos. Além disso, você pode usar uma ferramenta como o Supernormal para tomar notas e adicioná-las ao seu painel do Sunsama.

Painel do Sunsama

4. Calendly

Você está gastando muito tempo agendando reuniões em vez de estar nelas? Use o Calendly para automatizar o processo. Ele permite que os usuários compartilhem sua disponibilidade e agendem reuniões usando um único link, eliminando a necessidade de trocas de e-mails. Ele reduz o tempo e a energia gastos nessas tarefas, dando a você mais tempo para fazer coisas mais produtivas. Além disso, possui vários recursos de colaboração e administração que lhe dão controle total sobre sua agenda. Por exemplo, bloqueie períodos em sua agenda para sessões de concentração profunda, fechando esses horários na sua agenda.

Recurso de agendamento automatizado do Calendly

5. Integração Zapier-Open AI

Se você está procurando por integrações de várias ferramentas, o Zapier é a ferramenta ideal para automatizar em todo o seu ambiente tecnológico. Dependendo do seu propósito, você pode conectar o Zapier, a API do Open AI e qualquer outro aplicativo. Por exemplo, se você deseja gerar uma resposta a um e-mail toda vez que receber um e-mail, conecte o Open AI, o Gmail e o Zapier. Toda vez que você receber um e-mail, o ChatGPT poderá redigir um rascunho de e-mail e salvá-lo para sua revisão. O objetivo é automatizar tarefas rotineiras e reduzir as distrações. Trabalhadores do conhecimento podem se concentrar em tarefas de nível mais alto que requerem mais esforço cognitivo e pensamento criativo.

Exemplo de diferentes automações Zap que você pode criar usando Zapier

Abrace a IA e remova a necessidade de multitarefa

Finalmente, a pesquisa científica dissipa o mito da multitarefa, e está claro que a troca de contexto reduz a produtividade, prejudica o foco e diminui o desempenho das tarefas. Então, abrace as ferramentas de IA para aumentar a produtividade e recuperar o foco para tarefas mais críticas.

Como as reuniões são um grande problema para a maioria dos profissionais, aproveite os tomadores de notas para reduzir a carga cognitiva. Ferramentas como o Supernormal automatizam o processo capturando notas e resumindo os itens de ação para você marcar, para que você não precise alternar entre tomar notas manuais e ouvir ativamente seu colega/cliente. Com um resumo pronto e a capacidade de compartilhar esses dados com todas as partes interessadas, você sempre tem um recurso de backup.

Realizar multitarefas em reuniões sem impactar sua saúde é agora uma possibilidade. Inscreva-se gratuitamente no Supernormal hoje mesmo.