Fazer várias coisas ao mesmo tempo, ou realizar multitarefas, é uma habilidade essencial no dinâmico ambiente de trabalho atual. É comum que os profissionais tenham que lidar com diversas responsabilidades simultaneamente devido à natureza do seu cargo. A constante mudança de contexto é uma habilidade muito desejada, mas sabe-se que, no longo prazo, ela traz mais prejuízos do que benefícios. Embora você sinta que está produzindo mais em menos tempo, você também aumenta o risco de cometer erros e perde o foco na sua atividade. Neste artigo, vamos discutir o conceito de multitarefa, os impactos que ela traz para a sua saúde e como você pode realizá-la de forma eficiente usando ferramentas de inteligência artificial.

O que é a multitarefa?

A multitarefa consiste em fazer várias coisas de maneira simultânea ou em uma sucessão rápida de atividades sem pausas. É uma prática bastante comum no ambiente profissional atual, já que muitos profissionais gerenciam responsabilidades distintas rotineiramente. À primeira vista, pode parecer um caminho excelente para turbinar a produtividade, mas essa abordagem traz efeitos prejudiciais à saúde humana. Além disso, estudos comprovam que ela não é eficiente. O relatório Anatomy of Work Global Index 2022 apontou que 52% dos trabalhadores do conhecimento costumam realizar multitarefas durante reuniões virtuais, e mais de um quarto deles acaba deixando escapar ações pendentes e atualizações importantes. Isso escancara o cenário preocupante de uma prática que já foi considerada extremamente eficaz — e indica que precisamos de novas tecnologias ou métodos para solucionar esse problema.

Como a multitarefa afeta a sua saúde?

A multitarefa acarreta diversos efeitos nocivos, que vão de altos níveis de estresse até problemas de memória de longo prazo. Por exemplo, um estudo de 2014 revelou que a multitarefa de mídia — o hábito de consumir diferentes formatos de mídia ao mesmo tempo — está relacionada a uma menor densidade de massa cinzenta no cérebro. A massa cinzenta é responsável por funções vitais como a retenção de memória e a regulação emocional. Desse modo, se você vive realizando multitarefas, a tendência é ficar mais irritado e levar mais tempo para concluir as coisas.

Por outro lado, existe outra maneira de mensurar as consequências da multitarefa. Kevin Madore, neurocientista da Universidade de Stanford, afirma que é possível calcular isso medindo o "custo de alternância de tarefas". Esse custo refere-se à perda de precisão ao transitar entre várias atividades. Como exemplo, se você consegue fazer cálculos com uma taxa de precisão de 99%, essa porcentagem diminuirá com o tempo. Ela pode cair para 98,7%, 98,4%, 98,1%, e assim por diante. Isso vai deteriorando lentamente a sua memória de trabalho e a memória de longo prazo. Em 2020, a equipe de Madore descobriu que quem tem propensão a realizar multitarefas cronicamente tem mais chances de ser esquecido, lembrar de informações erradas ou enfrentar dificuldades para resgatar detalhes fundamentais.

A neuropsicóloga Cynthia Kubu ressalta: “Quanto mais realizamos multitarefas, menos nós de fato produzimos, pois perdemos gradativamente a capacidade de focar o suficiente para aprender. Se tentamos a todo momento ser multitarefa, deixamos de exercitar nossa capacidade de ignorar as distrações do mundo ao redor para nos dedicarmos a uma aprendizagem e a um processamento mais profundos.” A constante alternância de foco cobra seu preço mais cedo ou mais tarde. Mesmo que você pule de uma tarefa para outra com pequenas pausas, o cérebro humano não dispõe do tempo necessário para se recuperar da atividade anterior. 

5 táticas para gerenciar várias tarefas com eficiência

A multitarefa é uma competência bastante reverenciada por um único motivo: ela ajuda as pessoas a resolverem mais coisas de forma rápida. É normal ver os profissionais administrando vários projetos de uma só vez, independentemente do cargo ou da sua senioridade. O ritmo acelerado do mercado atual e as cobranças crescentes sobre os colaboradores exigem uma boa desenvoltura nessa habilidade. No entanto, isso não significa que tudo esteja perdido ou que você não consiga equilibrar demandas sem afetar a sua saúde. Veja a seguir cinco estratégias para você se tornar mais eficiente e produtivo, reduzindo a necessidade de ser multitarefa no trabalho:

Crie um cronograma de trabalho diário

É muito difícil saber no que focar sem uma programação clara para guiar a sua rotina. Por isso, prepare uma lista de tarefas à caneta no papel ou no seu app de produtividade favorito e mantenha o foco. Planeje o seu dia de forma visual, defina metas e prazos realistas e determine um limite para o número de atividades diárias. Essa tática ajuda a dividir o seu dia em etapas viáveis, evitando a dispersão com várias frentes de trabalho ao mesmo tempo.

Cumpra a Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é um sistema de gestão de tempo criado por Francesco Cirillo, consultor de produtividade. Ela consiste na divisão da sua rotina produtiva em blocos de foco total de 25 minutos de trabalho, seguidos por pausas rápidas de 5 minutos. Embora tenha sido desenvolvida no início para ajudar estudantes universitários a aumentarem seu rendimento, hoje ela é um dos métodos mais famosos de produtividade. Você pode usar aplicativos gratuitos de timer Pomodoro ou programar o despertador do seu celular para concluir tarefas em ciclos definidos. Por ser um intervalo cronometrado, isso ajuda a eliminar distrações e melhora o rendimento.

Priorize atividades usando a Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower é um excelente recurso projetado para ajudar os profissionais a priorizarem seus compromissos, classificando-os em quatro quadrantes distintos: 

• Urgente

• Importante

• Não urgente

• Não importante

Você poderá identificar quais demandas devem ser resolvidas primeiro de acordo com o seu nível de prioridade. Faça a classificação considerando as datas de entrega e o caráter de urgência para montar uma lista de tarefas pronta para direcionar seus esforços. Você pode executar as ações ou delegá-las, dependendo de onde elas se encaixarem na matriz.

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Matriz de Eisenhower

Planeje as suas reuniões com cuidado

Um levantamento feito pela Reclaim mostrou que os colaboradores participam de uma média de 25,6 reuniões toda semana. Isso equivale a quase cinco reuniões em cada jornada de trabalho de 8 horas. Se você já esteve em uma reunião e ficou pensando que aquele assunto poderia ter sido resolvido por e-mail, passe a adotar um planejamento mais consciente: priorize encontros estratégicos que de fato dependam da contribuição em tempo real de cada profissional participante. Por exemplo, se você precisa analisar uma apresentação de vendas para um próximo alinhamento, isso pode ser feito de forma assíncrona; mas se você precisa dar um treinamento prático para outro membro da equipe usar em uma ligação comercial, agende uma chamada.

Evite reuniões longas para evitar que as pessoas comecem a se dispersar mentalmente. Tenha uma pauta definida e certifique-se de que todos estejam alinhados com o mesmo objetivo. Essas mudanças simples ajudam a poupar espaço na sua agenda.

Invista em ferramentas com Inteligência Artificial

Ao se desdobrar em muitas tarefas de uma só vez, você opera como se fosse um robô. Por que não deixar que uma máquina de verdade alivie essa sobrecarga? O mercado oferece diversas ferramentas baseadas em inteligência artificial (IA) que dão suporte na automação de processos específicos. Por exemplo, você pode usar um gravador e assistente de reuniões com IA para gerar atas automatizadas ou contar com uma ferramenta de escrita com IA para redigir rascunhos de e-mails. Dessa forma, você se beneficia ao eliminar o desgaste cognitivo que essas ações acessórias exigem, ganhando fôlego para concentrar-se nas iniciativas realmente cruciais.

Ferramentas de inteligência artificial que simplificam a execução de tarefas

Embora você não consiga alternar sua atenção de forma contínua o tempo todo, as ferramentas conseguem. Veja a seguir seis recursos úteis nesse processo:

1. Supernormal

Se você precisa marcar presença em várias reuniões ao longo do dia, poupe o esforço cognitivo de anotar tudo usando o Supernormal. Esse assistente de reuniões com IA evita que você precise se dividir durante chamadas de vendas e reuniões alinhadas. 

Como captura, transcreve e destaca os momentos fundamentais das videochamadas, o software permite que você mantenha o foco total na interação em vez de se perder escrevendo ou tentando memorizar pontos cruciais. Ele eleva seu nível de foco e sua retenção de conteúdo. E ainda, você conta com um backup seguro de tudo o que foi falado caso tenha deixado passar algum detalhe — uma tecnologia indispensável se a sua rotina inclui muitas agendas semanais.

Supernormal - O GPT-4 para suas reuniões

2. Freedom

Todo mundo já viveu aquela situação de abrir as notificações do LinkedIn rapidinho no meio do expediente de trabalho. E de repente, passaram-se 45 minutos e você se vê na urgência de compensar o tempo perdido. O Freedom resolve essa dor. Você pode adotá-lo para barrar as multitarefas limitando o acesso a apps, sites ou até desconectando toda a internet em diversos dispositivos, de computadores Windows e Mac a aparelhos iPhone e iPad. Imponha limites nas distrações e configure sessões de hiperfoco. Ele conta ainda com playlists de lo-fi e automações muito práticas para agendar esses períodos.

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Recursos principais do Freedom

3. Sunsama

A organização diária é a chave para você manter o foco e produzir com qualidade. O Sunsama é uma solução focada em planejamento pessoal diário que apoia o usuário na organização e priorização das suas atividades com facilidade. Você pode conectá-lo a plataformas como Slack, Trello e Google Calendar para acompanhar todos os seus prazos de um só local. O Sunsama viabiliza que você se dedique às suas demandas sem precisar ficar pulando entre dezenas de sistemas. E você ainda pode somar a isso uma ferramenta como o Supernormal para gerar anotações e transferi-las diretamente para o seu painel do Sunsama.

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Painel de controle do Sunsama

4. Calendly

Você sente que joga muito tempo fora enviando mensagens para conciliar horários de novos encontros? Recorra ao Calendly para gerenciar esse fluxo no piloto automático. Ele permite que você envie o seu link de agendamento personalizado mostrando quando está disponível, pondo fim àquele excesso de e-mails para achar uma data comum. A solução reduz o tempo e a fadiga investidos nesse agendamento prévio, abrindo mais espaço para o que realmente gera valor. O programa dispõe ainda de ótimas funcionalidades administrativas e colaborativas que dão controle absoluto sobre os seus horários. Por exemplo, você pode reservar blocos de tempo fixos em seu calendário para dedicação profunda aos seus projetos, fechando esses slots de forma automática.

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Recurso de agendamento automático do Calendly

5. Integração do Zapier com o OpenAI

Se o seu interesse está no desenvolvimento de conexões profundas de múltiplos sistemas de trabalho, o Zapier é a solução padrão do mercado para automatizar processos em todo o seu inventário de tecnologias. Dependendo do seu objetivo comercial, você consegue integrar o Zapier, a API do OpenAI e qualquer outro app que use na sua rotina. Por exemplo, se você deseja formatar respostas imediatas a cada novo e-mail recebido na sua caixa de entrada, integre o OpenAI, o Gmail e o Zapier. Com isso estruturado, sempre que chegar uma mensagem, o ChatGPT elaborará um rascunho de resposta correspondente e salvará para a sua revisão final. O propósito aqui é automatizar o trabalho manual básico de e-mails e reduzir interrupções. Desse modo, os trabalhadores do conhecimento ganham tempo de qualidade para se debruçarem em atividades complexas que dependem de pensamento estratégico e criação.

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Exemplo de diferentes Zaps de automação que você pode criar com o Zapier

Integre IA ao seu dia a dia e acabe com a necessidade da multitarefa

Em termos gerais, as pesquisas acadêmicas refutam os benefícios das ações multitarefa, deixando evidente que a constante mudança de atenção sabota a sua produtividade, prejudica o foco e enfraquece a entrega final de qualquer projeto. Por isso, passe a utilizar ferramentas com IA para expandir sua produtividade e resgatar o seu foco no que de fato importa.

Visto que reuniões representam um gargalo gigantesco na rotina dos profissionais, use assistentes eletrônicos de gravação de reuniões para suavizar o desgaste mental. Ferramentas como o Supernormal automatizam todo esse processo capturando anotações e reunindo itens de ação mapeados para que você apenas faça o acompanhamento. Dessa maneira, você não precisa ficar se desdobrando em redigir ata e, ao mesmo tempo, ouvir ativamente o seu cliente ou colega de trabalho. Fornecendo um sumário limpo e a possibilidade de compartilhamento desses dados de forma imediata com todas as partes interessadas, você garante um histórico confiável de tudo.

Gerenciar várias metas em paralelo sem prejudicar a própria saúde física e emocional agora é plenamente realizável. Crie sua conta gratuita no Supernormal hoje mesmo.