A multitarefa é uma habilidade essencial no ambiente de trabalho acelerado de hoje. É comum que as pessoas conciliem várias responsabilidades ao mesmo tempo por causa da natureza de seus cargos. A troca constante de contexto é uma habilidade valorizada, mas sabe-se que ela faz mais mal do que bem no longo prazo. Embora você sinta que está fazendo mais em menos tempo, também aumenta o risco de mais erros e menos foco no trabalho. Neste artigo, vamos discutir o conceito de multitarefa, como isso impacta sua saúde e como você pode fazer isso de forma eficaz usando ferramentas de AI.
O que é multitarefa?
Fazer multitarefa é realizar várias coisas simultaneamente ou em rápida sucessão, sem pausas. Essa é uma prática bastante comum no ambiente de trabalho atual, já que muitos profissionais conciliam diferentes responsabilidades com frequência. À primeira vista, pode parecer uma excelente forma de aumentar a produtividade, mas sabe-se que ela tem efeitos adversos na saúde humana. Além disso, estudos mostram que essa não é uma prática eficaz. O relatório Anatomy of Work Global Index 2022 mostrou que 52% dos trabalhadores do conhecimento costumam fazer multitarefa durante reuniões virtuais, e mais de um quarto deles perde ações e atualizações. Isso mostra a situação preocupante do que um dia foi considerado um método altamente eficaz — e indica a necessidade de tecnologias ou métodos inovadores para resolver esse problema.
Como a multitarefa impacta sua saúde?
Há vários efeitos negativos da multitarefa, de altos níveis de estresse a problemas de memória de longo prazo. Por exemplo, um estudo de 2014 descobriu que a multitarefa com mídia, a prática de consumir diferentes formatos de mídia ao mesmo tempo, está associada a menor densidade de massa cinzenta. A massa cinzenta é responsável por funções vitais como retenção de memória e regulação emocional. Então, se você faz multitarefa, tende a ficar mais irritado e leva mais tempo para fazer as coisas.
Por outro lado, há outra forma de medir o impacto da multitarefa. Kevin Madore, neurocientista da Universidade de Stanford, diz que você pode fazer isso medindo "custos de troca de tarefa". Esse custo se refere à perda de precisão ao alternar entre várias tarefas. Por exemplo, se você consegue calcular com uma taxa de acerto de 99%, com o tempo esse número diminui. Ele pode chegar a 98,7%, 98,4%, 98,1% e assim por diante. Isso corrói aos poucos sua memória de trabalho e sua memória de longo prazo. Em 2020, a equipe de Madore descobriu que pessoas propensas à multitarefa crônica têm mais chance de ser esquecidas, lembrar informações incorretas ou ter dificuldade para recuperar detalhes importantes.
A neuropsicóloga Cynthia Kubu diz: “Quanto mais fazemos multitarefa, menos conseguimos realizar de fato, porque aos poucos perdemos a capacidade de focar o suficiente para aprender. Se estamos constantemente tentando fazer multitarefa, não praticamos deixar o resto do mundo de lado para nos envolvermos em um processamento e aprendizado mais profundos.” A troca constante de contexto, no fim, cobra seu preço. Mesmo quando você vai de uma tarefa para outra com pausas mínimas, o cérebro humano não tem tempo para se recuperar da anterior.
5 táticas para gerenciar várias tarefas com eficiência
A multitarefa é uma habilidade muito valorizada por um motivo: ela ajuda as pessoas a fazer mais coisas mais rápido. É comum que profissionais em atividade conciliem vários projetos ao mesmo tempo, independentemente do cargo ou da experiência. O ritmo acelerado de todos os setores e as demandas cada vez maiores colocadas sobre as pessoas hoje justificam a necessidade de ser bom nessa habilidade. Mas isso não significa que está tudo perdido e que não há como gerenciar diferentes tarefas sem impactar sua saúde. Aqui estão cinco estratégias para você ser mais eficiente e produtivo, reduzindo a multitarefa no ambiente de trabalho:
Crie uma rotina diária de trabalho
É difícil saber no que trabalhar sem uma agenda clara que oriente sua rotina. Em vez disso, crie uma lista de tarefas usando papel e caneta ou seu app de produtividade favorito e mantenha o foco. Mapeie visualmente o seu dia, defina metas e prazos realistas e limite a quantidade de coisas que você faz por dia. Essa abordagem ajuda você a dividir o dia em blocos gerenciáveis e evitar a multitarefa.
Use a Técnica Pomodoro
A Técnica Pomodoro é um método de gestão do tempo criado por Francesco Cirillo, um consultor de produtividade. Ela consiste em dividir seu trabalho em períodos curtos de 25 minutos, seguidos de pausas de 5 minutos. Embora tenha sido desenvolvida originalmente para estudantes universitários aumentarem sua produtividade, hoje é um dos métodos mais populares para concluir tarefas. Você pode usar apps gratuitos de timer Pomodoro ou definir seu próprio alarme para terminar tarefas em pouco tempo. Isso pode reduzir distrações, já que você trabalha com tempo limitado, aumentando a produtividade.
Priorize tarefas usando a Matriz de Eisenhower
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta poderosa criada para ajudar pessoas a priorizar tarefas, dividindo-as em quatro categorias:
Urgente
Importante
Não urgente
Não importante
Você pode identificar quais tarefas devem ser enfrentadas primeiro de acordo com o nível de prioridade. Com base nos seus prazos e na urgência, categorize-as e você terá uma lista de tarefas pronta para usar e concentrar seus esforços. Você pode manter ou delegar tarefas dependendo de onde elas se encaixam.
Matriz de Eisenhower
Planeje suas reuniões com cuidado
Um relatório da Reclaim descobriu que as pessoas participam de 25,6 reuniões, em média, a cada semana. Isso dá quase cinco reuniões em cada jornada de trabalho de 8 horas. Se você já esteve em uma reunião pensando que aquilo poderia ter sido um e-mail, pratique um planejamento mais consciente: priorize reuniões críticas para o negócio que precisem da participação presencial de cada pessoa. Por exemplo, se você estiver revisando uma apresentação de vendas para sua próxima reunião, isso pode ser feito de forma assíncrona. Mas, se você estiver treinando outro membro da equipe para a próxima ligação comercial, crie uma reunião.
Mantenha as reuniões curtas para que as pessoas não se distraiam mentalmente. Tenha um objetivo claro e garanta que todos estejam alinhados. Essas práticas simples podem aliviar a pressão sobre sua agenda.
Invista em ferramentas com tecnologia de AI
Quando você faz multitarefa, age como se fosse uma máquina. Por que não deixar uma máquina de verdade aliviar essa carga? Várias ferramentas com tecnologia de artificial intelligence (AI) que automatizam tarefas específicas estão disponíveis no mercado. Por exemplo, você pode usar uma ferramenta de anotações com AI para capturar as anotações da reunião ou uma ferramenta de redação com AI para criar e-mails. No fim, você se beneficia ao reduzir a carga cognitiva que essas tarefas exigem, porque isso abre espaço para você focar em coisas mais importantes.
Ferramentas de AI que facilitam a multitarefa
Embora você talvez não consiga alternar constantemente entre contextos, as ferramentas conseguem. Aqui estão seis ferramentas para ajudar:
1. Supernormal
Se você participa de várias reuniões por dia, elimine a carga cognitiva de fazer anotações usando Supernormal. Esta ferramenta de anotações com AI evita a multitarefa durante ligações de vendas e reuniões.
Ao capturar, transcrever e destacar os principais momentos da ligação, o app permite que os usuários foquem na conversa em vez de tentar fazer anotações ou lembrar detalhes importantes. Isso melhora sua concentração e retenção. Além disso, você tem um backup de qualquer detalhe que possa ter passado batido — uma ferramenta indispensável se você participa de muitas reuniões.
Supernormal - GPT4 Suas Reuniões
2. Freedom
Todos nós já passamos pela situação de querer ver as notificações do LinkedIn durante o trabalho. Quando você percebe, 45 minutos se passaram e você espera recuperar o tempo perdido. Freedom resolve esse problema. Você pode usá-lo para evitar a multitarefa bloqueando apps, sites ou a internet inteira em vários dispositivos, incluindo iPhones, iPads, Windows e computadores Mac. Limite o acesso e crie sessões de foco para ficar livre de distrações. Além disso, você pode acessar músicas lo-fi e recursos de automação para agendar sessões.
Principais recursos do Freedom
3. Sunsama
Planejar o dia é essencial para você ficar mais focado e produtivo. Sunsama é uma dessas ferramentas de planejamento diário que ajudam os usuários a organizar e priorizar tarefas com base nas preferências deles. Você pode integrá-lo a ferramentas como Slack, Trello e Google Calendar para acompanhar sua agenda. O Sunsama permite que os usuários foquem nas tarefas sem alternar entre vários apps. Além disso, você pode usar uma ferramenta como Supernormal para fazer anotações e adicioná-las ao seu painel do Sunsama.
Painel do Sunsama
4. Calendly
Você está gastando muito tempo agendando reuniões em vez de participar delas? Use Calendly para automatizar o processo. Ele permite que os usuários compartilhem sua disponibilidade e agendem reuniões usando um único link, eliminando a necessidade de trocas de e-mails. Isso reduz o tempo e a energia gastos nessas tarefas, deixando mais tempo para você fazer coisas mais produtivas. Além disso, ele tem vários recursos de colaboração e administração que dão a você controle total sobre sua agenda. Por exemplo, reserve blocos de tempo no seu calendário para sessões de foco profundo, o que bloqueia esses horários no seu calendário.
Recurso de agendamento automatizado do Calendly
5. Integração Zapier-Open AI
Se você está procurando integrações entre várias ferramentas, Zapier é a ferramenta ideal para automatizar seu conjunto de ferramentas. Dependendo do seu objetivo, você pode conectar Zapier, a API do Open AI e qualquer outro app. Por exemplo, se você quiser gerar uma resposta de e-mail sempre que receber uma mensagem, conecte Open AI, Gmail e Zapier. Toda vez que você receber um e-mail, o ChatGPT pode escrever um rascunho e salvá-lo para sua revisão. O objetivo é automatizar tarefas de rotina e reduzir distrações. Os trabalhadores do conhecimento podem se concentrar em tarefas de nível mais alto que exigem mais esforço cognitivo e pensamento criativo.
Um exemplo de diferentes Zaps automatizados que você pode criar usando Zapier
Adote AI e elimine a necessidade de multitarefa
No fim, a pesquisa científica desfaz o mito da multitarefa, e fica claro que a troca de contexto reduz a produtividade, prejudica o foco e diminui o desempenho nas tarefas. Então, adote ferramentas de AI para aumentar a produtividade e recuperar o foco nas tarefas mais importantes.
Como as reuniões são um grande desafio para a maioria dos profissionais, use ferramentas de anotações para reduzir a carga cognitiva. Ferramentas como Supernormal automatizam o processo ao capturar notas e resumir as próximas ações para você acompanhar, então você não precisa alternar entre fazer anotações manuais e ouvir ativamente seu colega/cliente. Com um resumo pronto para usar e a possibilidade de compartilhar esses dados com todos os envolvidos, você sempre tem um recurso de apoio.
Fazer multitarefa em reuniões sem impactar sua saúde agora é possível. Cadastre-se no Supernormal gratuitamente hoje.
