Reuniões virtuais se tornaram comuns, tanto em ambientes de trabalho presenciais quanto remotos. Hoje, vamos ver como tornar as reuniões virtuais (seja como parte do ambiente de trabalho remoto da sua empresa, como uma estratégia para incluir membros da equipe em outras localidades nas reuniões do escritório ou como uma forma de aproveitar melhor a eficiência e a retenção do conteúdo) mais produtivas.
Vamos começar. 🤓
Reuniões Virtuais Cada Vez Mais Comuns
A pandemia de COVID-19 mudou completamente a forma como vemos as reuniões no trabalho e transformou permanentemente a forma como usamos ferramentas como Zoom e Google Meet — mesmo depois que muitas empresas voltaram ao escritório.
As reuniões virtuais, é claro, ainda são comuns para equipes remotas, mas também são usadas para conectar partes de equipes presenciais em outros países e até para os recursos simples de gravação que permitem que os membros da equipe revisem o conteúdo muito tempo depois da reunião.
Principais Dicas para uma Reunião Virtual Bem-Sucedida
Então, como você pode fazer uma reunião virtual ser bem-sucedida? ☕️
Esse tipo de reunião pode ser mais produtivo por causa da menor quantidade de distrações que podem surgir em uma reunião presencial — desde que os participantes tomem as medidas adequadas antes para limitar distrações, interrupções e dificuldades técnicas.
As dicas a seguir vão ajudar você a garantir que suas reuniões virtuais sejam um sucesso:
Crie uma pauta antes da reunião, para que todos saibam o que precisa ser discutido. As reuniões virtuais podem dificultar a leitura da linguagem corporal, evitar interrupções acidentais e garantir que todos estejam alinhados — por isso, é importante preparar uma pauta com antecedência para garantir que todos entendam o andamento e o objetivo da reunião.
Garanta que você tenha largura de banda suficiente e recursos de compartilhamento de tela para que todos os participantes possam se ver. Não há nada pior do que tentar compartilhar sua tela durante uma reunião importante e receber a notificação de que você precisa entrar em System Preferences, redefinir as configurações do navegador e entrar novamente na reunião. Certifique-se de resolver tudo isso antes para evitar interrupções constrangedoras! Além disso, verifique se você tem largura de banda suficiente para usar vídeo e ver as telas e os rostos de todos, evitando problemas.
Garanta que você esteja em um lugar silencioso, onde o ruído de fundo não distraia os outros participantes (e deixe seu microfone no mudo quando não estiver falando ativamente.) Entendemos — se você trabalha de casa, é quase certo que haverá ruído de fundo de vez em quando, seja do seu cachorro, dos seus filhos ou de uma obra próxima. Reduza as interrupções fazendo as reuniões em um local o mais privado possível e mantendo o microfone no mudo quando você não estiver falando. Não há nada pior do que um áudio com eco!
Como Tornar as Reuniões Virtuais Mais Produtivas
Resumindo? As reuniões virtuais estão se tornando cada vez mais comuns no ambiente de trabalho moderno, presencial ou não. Hoje, está muito mais fácil se conectar com colegas remotos e clientes, mas ainda há muito espaço para melhorar. 📈
As dicas a seguir vão ajudar você a tornar suas reuniões virtuais mais produtivas:
Agende com pelo menos um dia de antecedência. Isso dá aos participantes tempo para se planejar para estar em um lugar silencioso e com Wi-Fi, preparar os materiais necessários, garantir que as configurações do navegador estejam corretas etc. — e economiza tempo e frustração no longo prazo.
Comunique-se com os participantes antes de a reunião começar — e durante a própria reunião. Você vai precisar que a câmera de todos esteja ligada? Alguém precisa se preparar para compartilhar a tela? Comunique essas informações antes de a reunião começar, para que todos possam entrar corretamente e evitar mudanças de última hora durante o horário da reunião. Além disso, use ferramentas de comunicação como a função “levantar a mão” para evitar interrupções constrangedoras causadas pelos pequenos atrasos na chamada.
Use ferramentas como Supernormal para tornar suas reuniões virtuais — e o tempo depois delas — mais produtivos. Supernormal faz anotações em tempo real durante as reuniões e fornece aos participantes, depois, uma transcrição completa e a gravação. Ele também permite capturar e compartilhar novamente os principais destaques e se integra diretamente ao Slack e ao Google. E, como funciona no Google Meet, Zoom e Microsoft Teams, você pode ficar tranquilo sabendo que ele vai funcionar para a sua equipe, grande ou pequena. Diga adeus aos e-mails de ida e volta depois das reuniões perguntando “O que decidimos sobre _?” ou “Quais são mesmo minhas principais prioridades para este projeto?” (Psst… Você pode testar grátis aqui.)
Em resumo?
As reuniões virtuais vieram para ficar — então é essencial garantir que você e sua equipe saibam como conduzi-las da maneira certa para aumentar a produtividade, a colaboração e a eficiência no trabalho.
Confira mais posts no nosso blog do Supernormal aqui.
