As reuniões são bem conhecidas por pegar um tema de dois minutos e transformá-lo em uma conversa de uma hora. Todos nós sabemos que reuniões podem ser cansativas e improdutivas, mas também são uma parte essencial para fazer as coisas acontecerem. Então, o que torna uma reunião melhor do que outra? Veja como identificar os diferentes tipos de reuniões que você vai conduzir como empreendedor ou dono de pequena empresa — e como estruturá-las para gerar o máximo impacto.
1. Reuniões de atualização de status
Uma reunião de atualização de status é uma reunião regular para dar a todos na sua empresa a oportunidade de atualizar os colegas sobre no que estão trabalhando, o que vem por aí e qualquer outra informação relevante. O motivo para realizar uma reunião de atualização de status é óbvio: ela ajuda a manter todos informados sobre o que está acontecendo em toda a organização. As atualizações de status também ajudam a construir confiança entre os membros da equipe, mostrando que cada pessoa entende como seu trabalho contribui para o sucesso do grupo como um todo.
Como você conduz esse tipo de reunião? Pense em que tipo de informação você quer compartilhar com todos na sua empresa (ou departamento). Isso pode incluir:
Quais tarefas vencem na próxima semana ou no próximo mês;
Quais projetos estão em andamento no momento;
Planos para projetos futuros; e/ou
Atualizações de avaliações de desempenho ou conversas de desempenho de colaboradores — esses momentos também podem ser esclarecedores!
2. Reuniões de tomada de decisão
Uma reunião de tomada de decisão envolve a aprovação final de um plano de ação ou política. A maioria das decisões é tomada por consenso, o que significa que todos concordam com a solução proposta. Algumas reuniões terão várias opções para votação; nesse caso, usa-se o voto da maioria. Você também pode usar votação se não houver outras opções ou se houver empate entre duas escolhas.
Reuniões em que esse tipo de decisão é tomado incluem:
Reuniões de conselho
Reuniões de estratégia
Reuniões de equipe
Ao tomar decisões por consenso, lembre-se de que é importante permitir que todos os membros da sua equipe expressem suas opiniões e deem feedback sobre o que acham que deve acontecer em seguida (mesmo que não concordem).
3. Reuniões de resolução de problemas
As reuniões de resolução de problemas são um tipo muito comum de reunião. Elas são usadas para resolver problemas e melhorar processos.
Você pode usá-las para melhorar questões relacionadas ao trabalho e ajudar colaboradores a alcançar melhores resultados. Por exemplo, você pode realizar uma reunião de resolução de problemas para:
Identificar onde os sistemas da sua empresa estão falhando e como podem ser melhorados
Criar um plano de ação para implementar nova tecnologia que melhore a eficiência nos seus escritórios ou pontos de venda
Descobrir a melhor forma de lidar com reclamações de clientes sobre produtos ou serviços com defeito
4. Reuniões de team building
As reuniões de team building têm como foco construir um time e fortalecer o espírito de equipe. A ideia é que todos se reúnam para trabalhar suas habilidades individuais, enquanto aprendem a atuar como parte de um grupo. O team building costuma ser usado em ambientes formais de negócios, onde as pessoas precisam se relacionar bem entre si, mas também pode ser uma forma informal de reunir amigos ou família para um bom momento.
5. Reuniões de compartilhamento de informações
O objetivo de uma reunião de compartilhamento de informações é compartilhar informações com sua equipe. Esse tipo de reunião pode ser usado para treinamentos ou simplesmente para repassar novas informações que não exigem a contribuição de todos.
Em uma reunião de compartilhamento de informações, você pode usar um formato de apresentação ou de discussão. Você também pode usar os dois ao mesmo tempo, começando com uma apresentação e depois abrindo para perguntas (ou o contrário).
Uma dica importante ao conduzir esse tipo de reunião é garantir que todos os materiais estejam prontos com antecedência para você não perder tempo separando tudo de última hora.
6. Reuniões de inovação
As reuniões de inovação têm como foco criar novas ideias, produtos e serviços. Elas servem para explorar novas oportunidades e identificar problemas ou soluções que ainda não foram considerados. Reuniões de inovação ajudam você a criar um plano de como usar seus recursos para construir algo completamente diferente do que já existe hoje.
Por exemplo, digamos que você seja o chief marketing officer de uma empresa de ecommerce que vende roupas online. Sua empresa já existe há alguns anos, mas não teve crescimento significativo — na verdade, as vendas caíram no último ano devido ao aumento da concorrência de outras empresas que entraram no mesmo mercado que o seu (online retail). Em resposta, seu CEO pede para todos os membros da equipe executiva apresentarem ideias de como reverter esse cenário, trazendo mais receita por meio de estratégias de crescimento incremental, como aumentar o lucro por cliente ou fortalecer o reconhecimento de marca com campanhas de publicidade em plataformas de social media como Facebook e Instagram.
Conclusão
Reuniões são necessárias, mas não precisam ser tão ruins. O segredo é garantir que toda reunião seja produtiva e eficiente. Quando você entende os diferentes tipos de reunião e para que cada um funciona melhor, consegue usar esse conhecimento para ajudar sua empresa a operar com mais fluidez.
