As reuniões são bem conhecidas por transformar um tópico de dois minutos em uma conversa de uma hora. Todos sabemos que as reuniões podem ser dolorosas e improdutivas, mas também são uma parte essencial para realizar as coisas. Então, o que torna uma reunião melhor do que outra? Aqui está como identificar os diferentes tipos de reuniões que você conduzirá como empreendedor ou proprietário de uma pequena empresa — e como estruturá-las para o máximo impacto.
1. Reuniões de atualização de status
Uma reunião de atualização de status é uma reunião regular para dar a todos na sua empresa a oportunidade de atualizar seus colegas sobre no que estão trabalhando, o que está por vir e qualquer outra informação que possa ser relevante. A razão por trás de realizar uma reunião de atualização de status é óbvia: ajuda a manter todos informados sobre o que está acontecendo em toda a organização. As atualizações de status também ajudam a construir confiança entre os membros da equipe, mostrando que cada pessoa sabe como seu trabalho contribui para o sucesso do grupo como um todo.
Como você conduz essa reunião? Pense sobre que tipo de informações você gostaria de partilhar com todos na sua empresa (ou departamento). Isso pode incluir:
Quais tarefas são devidas na próxima semana ou mês;
Qualquer projeto atualmente em andamento;
Planos para futuros projetos; e/ou
Atualizações das avaliações de desempenho individuais dos funcionários ou conversas sobre desempenho – esses momentos também podem ser esclarecedores!
2. Reuniões de tomada de decisão
Uma reunião de tomada de decisão envolve a aprovação final de um curso de ação ou política. A maioria das decisões é tomada por consenso, o que significa que todos concordam com a solução proposta. Algumas reuniões terão várias opções para votação, caso em que é usada uma votação por maioria. Você também pode usar a votação se não houver outras opções ou se houver um empate entre duas escolhas.
Reuniões onde esse tipo de decisão é tomada incluem:
Reuniões de diretoria
Reuniões de estratégia
Reuniões de equipe
Ao tomar decisões por consenso, lembre-se de que é importante permitir que todos os membros da sua equipe expressem suas opiniões e dêem feedback sobre o que acham que deve acontecer a seguir (mesmo que não concordem).
3. Reuniões de solução de problemas
Reuniões de solução de problemas são um tipo muito comum de reunião. Elas são usadas para resolver problemas e melhorar processos.
Elas podem ser usadas para melhorar questões relacionadas ao trabalho e ajudar os funcionários a alcançar melhores resultados. Por exemplo, você pode realizar uma reunião de solução de problemas para:
Identificar onde os sistemas da sua empresa estão falhando e como podem ser melhorados
Criar um plano de ação para implementar nova tecnologia que melhorará a eficiência nos seus escritórios ou locais de varejo
Descobrir como lidar melhor com reclamações de clientes sobre produtos ou serviços defeituosos
4. Reuniões de formação de equipe
Reuniões de formação de equipe são sobre construir uma equipe e promover o espírito de equipe. A ideia é que todos se juntem para trabalhar em suas habilidades individuais, ao mesmo tempo em que aprendem a trabalhar como parte de um grupo. A formação de equipe é frequentemente usada em ambientes empresariais formais onde as pessoas precisam se relacionar bem umas com as outras, mas também pode ser uma forma informal de reunir amigos ou família para um bom momento juntos.
5. Reuniões de compartilhamento de informações
O propósito de uma reunião de compartilhamento de informações é compartilhar informações com sua equipe. Esse tipo de reunião pode ser usado para treinamento ou simplesmente para transmitir qualquer nova informação que não exija a contribuição de todos.
Em uma reunião de compartilhamento de informações, você pode usar um formato de apresentação ou discussão. Você também pode usar ambos ao mesmo tempo, começando com uma apresentação e depois solicitando perguntas (ou vice-versa).
Uma dica importante ao conduzir esse tipo de reunião é certificar-se de que você tem todos os seus materiais preparados com antecedência para não perder tempo pegando coisas na última hora.
6. Reuniões de inovação
Reuniões de inovação são sobre criar novas ideias, produtos e serviços. Elas têm como objetivo explorar novas oportunidades e identificar problemas ou soluções que ainda não foram considerados. Reuniões de inovação ajudam você a criar um plano sobre como usar seus recursos para criar algo completamente diferente do que você já tem em vigor.
Por exemplo, digamos que você é o chefe de marketing de uma empresa de ecommerce que vende roupas online. Sua empresa já existe há alguns anos, mas não viu nenhum grande crescimento nos negócios — na verdade, as vendas realmente diminuíram no último ano devido ao aumento da concorrência de outras empresas entrando no mesmo espaço de mercado que o seu (varejo online). Em resposta, seu CEO pede a todos os membros de sua equipe executiva para elaborar ideias sobre como podem reverter a situação trazendo mais receita através de estratégias de crescimento incremental, como aumentar o lucro por cliente ou aumentar o reconhecimento da marca por meio de campanhas publicitárias em plataformas de mídia social como Facebook e Instagram.
Conclusão
Reuniões são necessárias, mas não precisam ser tão ruins. A chave é garantir que cada reunião seja produtiva e eficiente. Compreendendo os diferentes tipos de reuniões e para que são mais adequados, você pode usar esse conhecimento para ajudar seu negócio a funcionar mais suavemente.
Junte-se a mais de 700 mil organizações que utilizam o Supernormal
Conclua seu trabalho com clientes num flash com agentes de IA para reuniões e trabalho de projetos.