Reuniões de brainstorming são comuns em todos os locais de trabalho. Seja você gerando ideias para uma nova funcionalidade ou para sua próxima campanha de marketing, essas reuniões agem como um portal para a criatividade dos trabalhadores. Mas muitas equipes têm dificuldade em conduzi-las de forma eficaz—levando a conversas improdutivas e desfocadas. Para ajudar, neste artigo, vamos revisar o básico de uma reunião de brainstorming, como estruturá-la, dicas para executá-la com sucesso e ferramentas para garantir que o brainstorming não seja um fiasco.
O propósito de uma reunião de brainstorming
Uma reunião de brainstorming é dedicada à geração de ideias. Ela requer uma agenda clara, participação ativa dos participantes e foco na coleta de ideias sem julgamento. É um espaço criativo para compartilhar ideias que podem resultar em um momento de iluminação. Enquanto as sessões de brainstorming em grupo são mais comuns, você também pode fazê-las sozinho. Alex Osborn, um executivo de publicidade, introduziu o conceito para resolver problemas criativos no trabalho. Em indústrias criativas como a publicidade, é comum ter reuniões regulares para desenvolver ideias. Mas muitas pessoas hesitam em expressar suas ideias por medo de julgamento ou falta de confiança. O brainstorming foi introduzido para superar esse problema—não importa o quão selvagem sua ideia seja, ela merece ser ouvida. Osborn resume sua postura sobre este assunto ao dizer: "É mais fácil moderar uma ideia selvagem do que conceber uma nova."
Mas havia muitas desvantagens em seu método. Uma era a falta de preparação antes dessas reuniões; outra era a falta de ferramentas/exercícios de brainstorming para gerar ideias. As práticas modernas de brainstorming evoluíram para preencher essa lacuna; vamos ver como elas fizeram isso.
Como estruturar uma reunião de brainstorming eficaz
Passo 1: Estabeleça um objetivo e agenda claros para o brainstorming
Defina primeiro o propósito da sua reunião. Um relatório do SurveyMonkey descobriu que 54% dos trabalhadores dizem que ter uma agenda resultaria em uma melhor reunião. Sem um plano, você terá uma sessão improdutiva. Crie uma agenda com um objetivo e intenção claros e compartilhe-a com os participantes da sua reunião com antecedência. Isso os ajudará a se preparar e até oferecer sugestões de melhoria. Você pode usar um modelo de agenda de reunião para simplificar esse processo.
Um exemplo de modelo de agenda de reunião
Passo 2: Convide as pessoas certas para a sessão
Muitas vezes, as pessoas ficam presas em uma reunião que acham inútil e irrelevante. É por isso que é crucial convidar membros da equipe que têm contribuições reais a oferecer. Por exemplo, se você está conduzindo uma sessão de brainstorming criativo para escrever um anúncio, mantenha a reunião com a equipe de edição de texto e não convide designers. É melhor limitar quantas pessoas você convida, também. Entre quatro a sete pessoas é ideal, pois oferece espaço suficiente para perspectivas diversas, enquanto garante a participação ativa de todos. Além disso, escolha o facilitador certo para conduzir essas reuniões. Embora possa parecer que o chefe da equipe é frequentemente a melhor escolha, isso pode diferir dependendo da natureza do tópico, portanto, designe alguém que saiba o que é necessário e possa identificar ideias que não são adequadas.
Passo 3: Escolha o local e as ferramentas certas
Você pode ter uma sala de reuniões dedicada no trabalho ou estar acostumado a montar uma reunião virtual para essas sessões, mas nosso cérebro adora coisas novas, então mude ocasionalmente ou escolha um novo local. Por exemplo, vá para o lado de fora e faça o brainstorming em um parque em vez de fazer uma reunião no escritório. Ou, se isso não for possível, adicione um elemento interativo às suas reuniões virtuais—qualquer coisa que inicie o processo de ideação e facilite.
Passo 4: Estabeleça regras básicas para manter o foco
Estabeleça expectativas para comportamento, participação e tomada de decisão para que ninguém se sinta excluído. Por exemplo, em vez de rebaixar imediatamente uma ideia, reúna as ideias primeiro e depois realize um processo justo de votação. Além disso, encoraje a escuta ativa, o respeito por todas as ideias e feedback construtivo durante a votação. Permita que as pessoas expressem por que acham que algo funciona ou não, pois também dará direção para futuras ideias.
Passo 5: Escolha uma técnica de brainstorming
Existem várias técnicas de brainstorming para extrair as ideias mais inovadoras dos participantes. Aqui estão algumas populares:
Brainwriting: Escreva três ideias e passe para a próxima pessoa que está desenvolvendo essa ideia. Discuta os conceitos finais depois que todos tiverem terminado.
Ideação rápida: Todos escrevem o máximo de ideias possível dentro de um limite de tempo. Depois, a equipe discute as ideias e avalia seu mérito.
Mapa mental: A equipe escreve uma ideia e depois começa a desenvolvê-la. Pode incluir várias tangentes, e os ramos precisam de frases curtas para facilitar a conexão.
Passo 6: Categorize e priorize ideias
Depois que você tiver todas as ideias em um só lugar, categorize-as com base em diferentes parâmetros. Isso pode incluir viabilidade, tempo necessário, materiais necessários ou qualquer outra coisa tópica. Quando fizer isso, torna-se mais fácil escolher ideias que se encaixem no tópico e seguir com elas. Você pode então usar um processo de votação justo no final da reunião e escolher a próxima grande ideia. Isso permite que todos opinem com diferentes perspectivas e escolham uma ideia de forma unânime.
Ferramentas gratuitas para facilitar o brainstorming
Atualmente, existem várias ferramentas gratuitas disponíveis no mercado que tornam suas sessões de brainstorming mais produtivas, eficientes e envolventes. Aqui estão nossas principais escolhas para ajudá-lo a fazer isso:
1. Supernormal para tomada de notas
Supernormal é especialmente para você se é você quem toma as notas nas reuniões. Use o Supernormal para agilizar o processo de tomada de notas e mudar seu foco para a reunião em vez de escrever.
Supernormal - GPT3 Suas Reuniões
Com o Supernormal, você pode obter automaticamente notas escritas por IA para cada reunião com um resumo, itens de ação e uma transcrição. Você também pode optar por gravar a sessão de brainstorming.
Uma lista de itens de ação gerada pelo Supernormal
A ferramenta captura automaticamente tudo o que você precisa, deixando-lhe o espaço mental para gerar ideias criativas, não para recitar o que está sendo dito. Além disso, você pode compartilhar facilmente essas notas de reunião com seus colegas de equipe para que eles possam opinar.
2. Miro para criar quadros brancos
O Miro é uma poderosa plataforma de colaboração visual que permite o trabalho em equipe em tempo real, independentemente do local. Com uma tela infinita, você obtém uma interface flexível e intuitiva, perfeita para sessões de brainstorming. A plataforma permite que as equipes visualizem e organizem suas ideias enquanto colaboram perfeitamente em tempo real.
Modelo de brainstorming do Miro
3. Lucidchart para criar diagramas
Equipes de produto geralmente precisam de software de diagramação para colocar suas ideias no papel. Mas para equipes virtuais, a ferramenta baseada em nuvem Lucidchart é uma excelente opção. Ela possui vários modelos que tornam simples visualizar essas ideias e fazer mudanças em tempo real. A interface de arrastar e soltar é intuitiva, e os usuários podem rapidamente construir ou modificar os diagramas. Isso acelera o processo de brainstorming e leva a reuniões mais produtivas.
Interface de diagramação do Lucidchart
Modelo de reunião do Google Docs
4. ChatGPT para geração de ideias
O ChatGPT é um modelo de linguagem que examina a internet e gera texto com base nos dados treinados. Use-o dando um prompt específico ou pergunta dependendo do tópico, e ele fornecerá uma lista de sugestões. Como ele pode engajar em uma conversa ida-e-volta, pode iterar a saída para ser mais refinada com base no seu feedback. É excelente para brainstorming de ideias fora da caixa e para conduzir pesquisas básicas.
Exemplo de como você pode gerar ideias criativas com o ChatGPT
5. Google Meet para videoconferências
O Google Meet é uma plataforma de chamadas de vídeo e reuniões para equipes remotas que têm reuniões virtuais. Com sua interface fácil de usar e recursos de comunicação segura, permite que as equipes se conectem e colaborem em ideias, não importa onde estejam localizadas. É ideal para sessões de brainstorming, pois pode se integrar com várias ferramentas de tomada de notas, criação de quadros brancos e escrita. Você pode fazer reuniões, compartilhar telas e colaborar, simulando uma sessão de brainstorming presencial.
Dica: Integre o Supernormal com o Google Meet gratuitamente e capture insights críticos de suas sessões sem levantar um dedo.
Interface do Google Meet
Dicas para conduzir reuniões de brainstorming bem-sucedidas
Se você está tendo dificuldade em garantir que essas reuniões sejam eficazes para todos os envolvidos, experimente estas dicas para reestrutura-las:
Use a abordagem “Sim, e...”
Quando você usa essa abordagem, ela incentiva o indivíduo a expandir a ideia ou discutir sua relevância. Também é excelente para manter a conversa fluindo—essencial para o engajamento. Tom Reed, diretor de excelência operacional na Oldcastle BuildingEnvelope, afirma: "Tente se comunicar com essas duas palavras para continuar o brainstorming, avançar e engajar seus funcionários. Isso mostra que você quer ouvir mais deles e aumenta o envolvimento."
Deixe de lado os pré-conceitos antes da reunião
Quando você está prestes a começar uma sessão de brainstorming, deixe os pré-conceitos à porta. Você quer dar a sua equipe a liberdade de ser criativa sem limitar suas ideias. Isso permite que os membros da equipe sejam francos e compartilhem ideias sem o medo de soar estranho.
Aproveite o silêncio quando necessário
Steven Rogelberg, autor de "A Ciência Surpreendente das Reuniões: Como Você Pode Liderar Sua Equipe ao Desempenho Máximo", sugere usar o silêncio para melhorar o processo criativo. É propício para introvertidos que processam as coisas silenciosamente, mas também tende a melhorar a qualidade das ideias porque ninguém está filtrando elas antecipadamente.
Comece o brainstorming antes da reunião
Jon Dwoskin, um coach de negócios, recomenda construir uma cultura de preparação para reuniões. Isso envolve enviar um e-mail com a agenda para que as pessoas empreguem o pensamento estratégico antes da reunião. Isso as ajuda a desenvolver novas ideias ou conduzir pesquisas antecipadamente para apoiar seu raciocínio.
Organize suas notas de reunião adequadamente
Você não quer estar em uma posição onde está tentando rastrear sua decisão e não sabe como chegou a ela. É por isso que é melhor capturar e organizar suas notas de reunião adequadamente para que tudo esteja em um só lugar. Isso torna a atribuição de itens de ação mais simples e dá aos membros da equipe o contexto necessário por trás desses itens. Felizmente, você pode usar o Supernormal para automatizar esse processo—e remover o esforço inicial de sua parte.
Faça com que suas reuniões de brainstorming sejam acionáveis com o Supernormal
Reuniões de brainstorming são uma excelente maneira de gerar ideias, resolver problemas e tomar decisões. Mas elas só funcionam quando você as estrutura da forma correta, tem uma agenda clara para garantir que os participantes não se desviem do tema e estabelece regras básicas claras para garantir a inclusão.
Com o Supernormal, todos podem participar da reunião sem se preocupar em tomar notas e colaborar sobre as notas depois que a reunião terminar.
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