Em média, as reuniões custam às empresas entre $43.008 e $56.448 USD por gerente ao ano, e os profissionais estão gastando 13% mais tempo em reuniões em comparação com o período anterior à pandemia. Isso significa que há uma necessidade urgente de alternativas para ajudar as pessoas a recuperarem seu tempo, energia e foco de reuniões improdutivas no local de trabalho. E uma dessas alternativas é a reunião síncrona (async meeting).
Neste artigo, explicamos o conceito de reuniões assíncronas, como realizar uma com sucesso e como aproveitar as ferramentas de IA para tirar o máximo proveito delas.
O que é uma reunião assíncrona?
Reuniões assíncronas, ou reuniões async, são reuniões que não acontecem em tempo real. Há um intervalo de tempo entre o envio da mensagem e o recebimento de uma resposta; ela não exige que os participantes estejam em sintonia ao mesmo tempo, por isso o nome.
Existem várias maneiras de realizar reuniões async, sendo a mais comum por vídeo. Se você precisar revisar um documento ao vivo, use um gravador de tela como o Supernormal, que grava simultaneamente sua tela e sua câmera enquanto você analisa o arquivo. Isso permite que seus colegas de equipe respondam no tempo deles, eliminando a necessidade de uma reunião desnecessária.
Qual é a diferença entre reuniões síncronas e assíncronas?
Aqui estão algumas formas em que as reuniões async e sync diferem:
Como realizar uma reunião async em 4 etapas simples
Configurar uma reunião assíncrona é simples. Veja como você pode fazer isso:
1. Informe seus colegas sobre suas preferências de comunicação
Antes de iniciar esses tipos de reuniões, avise seus colegas primeiro. Oriente-os sobre três pontos: o canal de comunicação, o que usar e quando enviar o feedback. Você pode usar o seguinte modelo para avisá-los com antecedência:
Olá, equipe,
Queria avisar a todos que passaremos a adotar uma cultura de reuniões assíncronas daqui para frente. Sei que é uma mudança em relação ao que estamos acostumados, mas acredito de verdade que isso nos tornará mais eficientes e produtivos a longo prazo.
E o que isso significa na prática? Em vez de reuniões presenciais ou por vídeo, usaremos ferramentas digitais para nos comunicar e colaborar de forma assíncrona. Aqui estão algumas ferramentas que adotaremos a partir de agora:
Ferramenta A para XXX
Ferramenta B para XXX
Ferramenta C para XXX
Me avisem se precisarem de ajuda com o onboarding ou para usar as ferramentas, e ficarei feliz em indicar materiais de apoio. Fiquem atentos aos convites até o final da semana (EOW). Pode levar algum tempo de adaptação, mas estou animado para ver os benefícios da comunicação assíncrona de perto.
Se tiverem dúvidas ou preocupações, fiquem à vontade para falar comigo. Vamos tornar essa transição o mais tranquila possível.
Abraços,
[Seu Nome]
2. Escolha as ferramentas de comunicação certas
Idealmente, você precisará de uma ferramenta de gravação de tela, uma de gerenciamento de projetos e uma de comunicação para começar. Quando o assunto é gravação de tela, sua melhor opção é o Supernormal. Você só precisa usar a extensão para dispositivos Mac e gravar uma mensagem de vídeo. Dependendo do que deseja incluir, há três opções: tela e câmera, janela inteira ou apenas a câmera.
O vídeo inclui a aba aberta e a sua imagem — perfeito para fornecer feedbacks mais contextualizados ou vídeos tutoriais. Você tem acesso imediato à gravação completa e à transcrição ao final, que podem ser compartilhadas por meio de um link ou convite por e-mail.
Para a comunicação, você pode usar e-mail ou aplicativos como o Slack, que é perfeito pelos recursos de mensagens instantâneas necessários para conversas contínuas ou lembretes. Para receber feedback sobre tarefas ou projetos específicos, use um software de gerenciamento de projetos como Trello, ClickUp ou Asana. Isso mantém as conversas focadas e facilita a colaboração.
3. Pense no que você precisa compartilhar
Digamos que você esteja gravando um tutorial em vídeo de onboarding para novos contratados. Crie uma lista de tópicos e mantenha as abas necessárias abertas. Isso tornará mais fácil manter o vídeo conciso e eficaz. Além disso, se você tiver uma pauta para a reunião, mantenha-a em mãos como referência. Ninguém quer participar de uma reunião que se desvia do assunto principal — e o mesmo vale para reuniões async.
4. Compartilhe a mensagem e defina prazos
Como as reuniões async oferecem flexibilidade, também é necessário implementar uma estrutura. Isso define as expectativas e garante que tudo corra bem. Compartilhe a mensagem por meio da sua ferramenta de comunicação preferida e estabeleça um prazo específico para o feedback, além de uma lista de itens de ação para quem for receber. Com o Supernormal, isso é fácil de fazer, pois a transcrição fornece uma lista de itens de ação a que o destinatário sempre pode recorrer.
Vantagens de adotar uma cultura de reuniões async
Da inclusão a níveis mais altos de participação, há vários benefícios nas reuniões assíncronas:
Sem restrições de fuso horário
Você não precisa mais lidar com conflitos de agenda e fusos horários diferentes, já que as reuniões async resolvem esse problema. Agora você pode enviar um e-mail, um vídeo ou consultar a documentação existente para falar com os colegas.
Cultura de trabalho flexível
Essa cultura de reuniões também possibilita um modelo de trabalho flexível no qual seus colegas de equipe não ficam presos a horários e locais. Em vez disso, eles podem trabalhar nos seus próprios termos e se comunicar conforme o necessário — e não apenas por obrigação. Isso cria um ambiente de trabalho mais inclusivo para pessoas que têm necessidades pessoais diferentes. Além disso, oferece mais oportunidades para realizar deep work como uma equipe remota.
Maior participação
Muitas vezes, as pessoas ficam dispersas e desengajadas em reuniões síncronas por causa do cansaço e de conversas sem foco. Com as reuniões async, isso não acontece. Você envia mensagens direcionadas apenas para as pessoas relevantes, facilitando a obtenção de contribuições delas.
Crie uma cultura de documentação
Há um ditado no mundo corporativo: "Se não está no papel, não existe." E isso é verdade. Uma documentação dedicada para cada tarefa ou perguntas frequentes facilita para que todos encontrem respostas de forma autônoma. Isso elimina a necessidade de reuniões para resolução de problemas ou tutoriais, tirando mais uma reunião do seu calendário.
Melhor economia de tempo
Pesquisas recentes mostram que 37% dos profissionais passam cerca de 30% da sua semana de trabalho em reuniões (entre quatro e 12 horas semanais). Com uma cultura async, você pode evitar a maior parte delas. Por exemplo, envie suas atualizações de projeto ou semanais por e-mail ou pelo Slack. Isso poupará o tempo desperdiçado nessas chamadas, liberando espaço para tarefas mais críticas.
Desvantagens de adotar uma cultura de reuniões async
Existem também alguns pontos negativos em reuniões async, como:
Falta de conexão pessoal
As reuniões async geralmente carecem de um toque pessoal, pois pode parecer que você não está falando diretamente com uma pessoa real. Além disso, a ausência de reuniões presenciais elimina a oportunidade de construir relacionamentos com membros da equipe ou clientes. Eventualmente, isso pode gerar uma sensação de isolamento, e quem prefere interações frequentes pode ter dificuldades com essa cultura.
Tempo de resposta demorado
Digamos que você tenha uma emergência, como a queda de um aplicativo ou um problema em uma campanha de marketing. Se precisar de ajuda imediata, você não pode esperar de oito a 12 horas por uma resposta. Isso pode ser um problema nesses casos, por isso você precisa estabelecer regras claras sobre quando reuniões individuais em tempo real são necessárias.
Potencial para interpretações incorretas
Muitas pessoas têm dificuldade em entender o contexto e as pistas sociais por meio da comunicação assíncrona. Por exemplo, é fácil interpretar mal o tom ou o contexto de um e-mail, gerando problemas futuros. Portanto, é fundamental aprender a ser claro ao se comunicar de forma assíncrona.
Como aproveitar a IA para tornar as reuniões async produtivas?
Com o avanço do trabalho remoto, a inteligência artificial (IA) é outra tendência que está dominando o mundo dos negócios. Quanto mais ocupados ficamos, mais notamos a necessidade de "terceirizar" tarefas manuais para um robô para reduzir a carga mental. E a IA ajuda com isso. Quando o assunto é reunião, há muito que pode ser automatizado — da transcrição à comunicação. Há muitas formas de aproveitar a IA para automatizar reuniões assíncronas, incluindo as seguintes:
Assistentes de reunião
Automatize os processos de reunião utilizando um robô para fazer o trabalho pesado por você. Esses assistentes podem configurar lembretes, transcrever e resumir gravações de vídeo e áudio, além de gerar uma lista de itens de ação para você.
O Supernormal ajuda você a gravar, transcrever e resumir o vídeo de uma só vez. Você acessa o vídeo e a transcrição assim que termina de gravar, facilitando o compartilhamento com as partes interessadas.
Além disso, você pode usar seus modelos de reunião para gerar resumos específicos de reuniões e itens de ação. Isso simplifica todo o processo sem que você precise mover um dedo.
Ferramentas de comunicação
Ferramentas como o Slack também possuem recursos de IA onde você pode usar o ChatGPT para consultar e resumir históricos de conversas anteriores. Como alternativa, você pode usar o Slack para integrar com o Supernormal e o HubSpot/Pipedrive para criar notas de reunião produtivas diretamente nos cartões de clientes específicos. Isso evita a troca de contexto entre diferentes aplicativos, economizando tempo de reunião.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Essas ferramentas organizam todo o seu portfólio de projetos e oferecem uma visão geral de tudo. Além disso, muitas delas incluem recursos de IA para gerar textos dentro dos documentos, facilitando a colaboração com os outros.
Melhore sua produtividade na sua próxima reunião virtual usando o Supernormal
As reuniões assíncronas estão se tornando cada vez mais populares para equipes remotas e distribuídas. Elas permitem que os membros da equipe trabalhem no seu próprio ritmo e tempo, resultando em maior produtividade e eficiência.
Mas, para torná-las de fato acionáveis, aproveite assistentes de IA para aumentar a eficiência. Esses assistentes possibilitaram gravar vídeos assíncronos, transcrever conversas e compartilhá-las com os colegas. Isso não apenas economiza tempo, mas garante que todos estejam na mesma página.
Tudo pronto para usar a IA nas suas reuniões async? Inscreva-se no Supernormal hoje mesmo e ganhe 1.000 minutos grátis.
