Em média, as reuniões custam para as empresas entre $43,008 e $56,448 USD por gerente a cada ano, e os profissionais estão gastando 13% mais tempo em reuniões em comparação aos tempos pré-pandemia. Isso significa que há uma necessidade urgente de alternativas para ajudar as pessoas a recuperar tempo, energia e foco das reuniões improdutivas no ambiente de trabalho. E uma dessas alternativas é uma reunião assíncrona.
Neste artigo, explicaremos o conceito de reuniões assíncronas, como realizar uma com sucesso e como aproveitar ferramentas de IA para tirar o máximo proveito delas.
O que é uma reunião assíncrona?
Reuniões assíncronas, ou reuniões assinc, são reuniões que não ocorrem em tempo real. Há um atraso entre o envio da mensagem e o recebimento de uma resposta; não exige que os participantes estejam em sintonia, daí o nome.
Existem muitas maneiras de conduzir reuniões assinc, sendo a mais comum por vídeo. Se você precisar revisar um documento ao vivo, use um gravador de tela como o Supernormal, que grava simultaneamente sua tela e câmera enquanto você o revisa. Isso permite que seus colegas respondam no seu tempo, eliminando a necessidade de uma reunião desnecessária.
Qual é a diferença entre reuniões síncronas e assíncronas?
Aqui estão algumas maneiras pelas quais reuniões assinc e síncronas diferem:
Como realizar uma reunião assíncrona em 4 passos simples
Configurar uma reunião assíncrona é simples. Veja como você pode fazer isso:
1. Informe suas preferências de comunicação aos seus colegas
Antes de iniciar esse tipo de reunião, informe primeiro seus colegas. Oriente-os em três coisas: o canal de comunicação, o que utilizar e quando fornecer feedback. Você pode usar o seguinte modelo para informá-los com antecedência:
Oi equipe,
Queria avisar a todos que estaremos adotando uma cultura de reuniões assíncronas daqui para frente. Sei que é uma mudança do que estamos acostumados, mas realmente acredito que isso nos tornará mais eficientes e eficazes a longo prazo.
Então, o que isso significa? Em vez de reuniões presenciais ou de vídeo, usaremos ferramentas digitais para nos comunicarmos e colaborarmos de forma assíncrona. Aqui estão algumas ferramentas que adotaremos daqui para frente:
Ferramenta A para XXX
Ferramenta B para XXX
Ferramenta C para XXX
Informe-me se precisar de ajuda com a integração ou uso das ferramentas, e ficarei feliz em indicar um recurso. Aguarde seus convites até o final da semana. Isso pode levar algum tempo, mas estou animado para ver os benefícios da comunicação assíncrona de perto.
Se tiver dúvidas ou preocupações, não hesite em me procurar. Vamos fazer essa transição da forma mais tranquila possível.
Saudações,
[Seu Nome]
2. Escolha as ferramentas de comunicação adequadas
Idealmente, você precisará de uma ferramenta de gravação de tela, uma ferramenta de gerenciamento de projetos e uma ferramenta de comunicação para começar. Quando se trata de gravação de tela, não procure mais que Supernormal. Você só precisa usar a extensão para dispositivos Mac e gravar uma mensagem em vídeo. Dependendo do que você deseja incluir, há três opções: tela e câmera, janela inteira e apenas câmera.
O vídeo inclui a aba e um vídeo de você mesmo—perfeito para dar feedback contextual ou vídeos de instruções. Você pode acessar imediatamente toda a gravação e transcrição ao final, que pode ser compartilhada por link ou convite por e-mail.
Para comunicação, você pode usar e-mail ou aplicativos como Slack, que é perfeito para capacidades de mensagens instantâneas necessárias para conversas contínuas ou lembretes. Para feedback específico de tarefas ou projetos, use um software de gerenciamento de projetos como Trello, ClickUp ou Asana. Ele mantém as conversas focadas e facilita a colaboração.
3. Pense no que você precisa compartilhar
Digamos que você está gravando um vídeo de instrução para novos contratados. Crie uma lista de tópicos e mantenha as abas necessárias abertas. Isso tornará mais fácil manter o vídeo conciso e eficaz. Além disso, se você tiver uma agenda de reuniões, mantenha-a em mãos como ponto de referência. Ninguém quer participar de uma reunião que se desvia do assunto em mãos—e o mesmo se aplica às reuniões assinc.
4. Compartilhe a mensagem e defina prazos
Como reuniões assíncronas proporcionam flexibilidade, também há a necessidade de implementar uma estrutura. Isso define expectativas e garante que tudo esteja no caminho certo. Compartilhe a mensagem através de sua ferramenta de comunicação preferida e defina um prazo específico para acompanhamento e lista de itens de ação para o destinatário. Com o Supernormal, isso é fácil de fazer, pois a transcrição fornece uma lista de itens de ação aos quais o destinatário pode sempre se referir.
Vantagens de adotar uma cultura de reuniões assíncronas
Desde a inclusão até níveis mais altos de participação, existem vários benefícios nas reuniões assíncronas:
Sem restrições de fuso horário
Você não precisa mais lutar com conflitos de agendamento e diferentes fusos horários, pois as reuniões assíncronas resolvem esse problema. Agora você pode enviar um e-mail, um vídeo ou referir-se a documentações existentes para se comunicar com colegas.
Cultura de trabalho flexível
Essa cultura de reuniões também permite uma cultura de trabalho flexível onde seus colegas não estão amarrados por tempo e local. Em vez disso, eles podem trabalhar conforme necessário, comunicando-se apenas quando necessário. Isso cria um ambiente de trabalho mais inclusivo para indivíduos com diferentes necessidades pessoais. Além disso, oferece mais oportunidades para fazer um trabalho profundo como uma equipe remota.
Participação aumentada
Muitas vezes, indivíduos estão sem foco e desengajados em reuniões síncronas devido à fadiga e conversas sem foco. Com reuniões assíncronas, isso não acontece. Você tem mensagens dedicadas sendo enviadas apenas para os indivíduos relevantes, tornando mais fácil obter contribuições deles.
Crie uma cultura de documentação
Há um ditado no mundo corporativo: "Se não está no papel, não existe." E isso é verdade. Documentação dedicada para cada tarefa ou perguntas frequentes facilita que todos obtenham respostas. Isso elimina a necessidade de reuniões de detecção de problemas ou instruções, retirando outra reunião do seu calendário.
Melhor economia de tempo
Pesquisas recentes mostram que 37% dos profissionais passam cerca de 30% da semana em reuniões (quatro a 12 horas por semana). Com uma cultura assíncrona, você pode evitar a maioria dessas reuniões. Por exemplo, forneça suas atualizações de projeto ou semanais por e-mail ou atualização no Slack. Isso economizará tempo desnecessário gasto nessas reuniões, liberando tempo para tarefas mais críticas.
Desvantagens de adotar uma cultura de reuniões assíncronas
Há várias desvantagens nas reuniões assíncronas, como:
Falta de conexão pessoal
Reuniões assíncronas geralmente carecem de um toque pessoal, pois pode parecer que você não está falando com uma pessoa específica. Além disso, a falta de reuniões face a face elimina o potencial para construção de relacionamentos com membros da equipe ou clientes. Eventualmente, pode ficar solitário, e aqueles que preferem interações regulares podem ter um problema com esta cultura de reuniões.
Tempo de resposta atrasado
Digamos que você tenha uma emergência, como uma falha de aplicativo ou um problema de campanha de marketing. Se você precisar de ajuda, não poderá esperar uma resposta até oito a 12 horas depois. Isso pode representar um problema em tais casos, então é necessário estabelecer regras básicas para quando reuniões one-on-one são necessárias.
Potencial para mal-entendidos
Muitas pessoas têm dificuldade em entender contexto e pistas sociais através da comunicação assíncrona. Por exemplo, é fácil interpretar mal o tom ou o contexto de um e-mail, o que causa problemas mais tarde. Então, é crucial aprender a ser claro ao se comunicar de forma assíncrona.
Como aproveitar a IA para tornar reuniões assíncronas mais eficazes?
Com o aumento do trabalho remoto, a inteligência artificial (IA) é outro tendência que está dominando o mundo dos negócios. Quanto mais ocupados ficamos, mais percebemos a necessidade de "terceirizar" tarefas manuais para um robô, a fim de aliviar a carga cognitiva. E a IA ajuda nisso. Quando se trata de reuniões, há muito que pode ser automatizado—desde transcrição até comunicação. Existem muitas maneiras de você aproveitar a IA para automatizar reuniões assíncronas, e elas incluem:
Assistentes de reunião
Automatize o processo de reunião empregando um robô que faz o trabalho pesado por você. Esses assistentes podem configurar lembretes, transcrever e resumir vídeos/áudios, e gerar uma lista de itens de ação para você.
O Supernormal ajuda você a gravar, transcrever e resumir o vídeo de uma só vez. Você acessa o vídeo e a transcrição assim que cria, tornando fácil compartilhar com partes interessadas relevantes.
Além disso, você pode usar seus modelos de reunião para gerar resumos e itens de ação específicos de reuniões. Isso simplifica todo o processo sem precisar levantar um dedo.
Ferramentas de comunicação
Ferramentas como Slack também têm capacidades de IA onde você pode usar o ChatGPT para acessar e resumir arquivos anteriores. Alternativamente, você pode usar o Slack para integrar com o Supernormal e HubSpot/Pipedrive para criar notas de reunião acionáveis sob cartões de cliente específicos. Isso evita a necessidade de alternar entre diferentes aplicativos, economizando tempo de reunião mais tarde.
Ferramentas de gerenciamento de projetos
Essas ferramentas simplificam toda a gama de projetos e dão uma visão geral de tudo. Além disso, muitas ferramentas incluem capacidades de IA para gerar texto dentro do documento, facilitando a colaboração com os outros.
Melhore sua produtividade em sua próxima reunião virtual usando Supernormal
Reuniões assíncronas estão se tornando cada vez mais populares para equipes remotas e distribuídas. Essas reuniões permitem que os membros da equipe trabalhem no seu próprio ritmo e no seu próprio tempo, resultando em maior produtividade e eficiência.
Mas para torná-las verdadeiramente eficazes, aproveite os assistentes de IA para aumentar a eficiência. Esses assistentes tornaram possível gravar vídeos assíncronos, transcrever conversas e compartilhá-los com colegas. Isso não só economiza tempo, mas garante que todos estejam na mesma página.
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