Em média, as reuniões custam às empresas entre $43,008 e $56,448 USD por gerente todos os anos, e os profissionais em atividade estão passando 13% mais tempo em reuniões em comparação com o período pré-pandemia. Isso significa que há uma necessidade urgente de alternativas para ajudar as pessoas a recuperar seu tempo, energia e foco de reuniões improdutivas no ambiente de trabalho. E uma dessas alternativas é uma reunião async.
Neste artigo, vamos explicar o conceito de reuniões assíncronas, como conduzir uma com sucesso e como usar ferramentas de IA para aproveitar ao máximo esse formato.
O que é uma reunião assíncrona?
Reuniões assíncronas, ou reuniões async, são reuniões que não acontecem em tempo real. Há um intervalo entre o envio da mensagem e o recebimento de uma resposta; isso não exige que os participantes estejam em sintonia, daí o nome.
Há várias formas de conduzir reuniões async, sendo a mais comum por vídeo. Se você precisar revisar um documento ao vivo, use um gravador de tela como o Supernormal que grava sua tela e sua câmera ao mesmo tempo enquanto você revisa o conteúdo. Isso permite que seus colegas respondam no próprio tempo, eliminando a necessidade de uma reunião desnecessária.
Qual é a diferença entre reuniões síncronas e assíncronas?
Veja algumas formas pelas quais reuniões async e sync diferem:
Como conduzir uma reunião async em 4 passos simples
Configurar uma reunião assíncrona é simples. Veja como fazer:
1. Avise seus colegas sobre suas preferências de comunicação
Antes de começar esse tipo de reunião, avise seus colegas primeiro. Oriente-os sobre três pontos: o canal de comunicação, o que usar e quando enviar feedback. Você pode usar o modelo abaixo para informá-los com antecedência:
Oi, equipe,
Queria avisar vocês de antemão que, a partir de agora, vamos adotar uma cultura de reuniões assíncronas. Eu sei que é uma mudança em relação ao que estamos acostumados, mas realmente acredito que isso vai nos tornar mais eficientes e eficazes no longo prazo.
Então, o que isso significa? Em vez de reuniões presenciais ou por vídeo, vamos usar ferramentas digitais para nos comunicar e colaborar de forma assíncrona. Aqui estão algumas ferramentas que vamos adotar daqui para frente:
Ferramenta A para XXX
Ferramenta B para XXX
Ferramenta C para XXX
Me avise se você precisar de ajuda com o onboarding ou com o uso das ferramentas, e terei prazer em indicar um recurso para você. Fique de olho nos convites até o fim da semana. Isso pode levar algum tempo, mas estou animado para ver de perto os benefícios da comunicação assíncrona.
Se você tiver alguma dúvida ou preocupação, sinta-se à vontade para falar comigo. Vamos tornar essa transição o mais tranquila possível.
Abraços,
[Seu nome]
2. Escolha as ferramentas de comunicação certas
Idealmente, você vai precisar de uma ferramenta de gravação de tela, uma ferramenta de gestão de projetos e uma ferramenta de comunicação para começar. Quando o assunto é gravação de tela, o Supernormal é a melhor opção. Você só precisa usar a extensão para dispositivos Mac e gravar uma mensagem em vídeo. Dependendo do que você quer incluir, há três opções: tela e câmera, janela inteira e apenas a câmera.
O vídeo inclui a aba e um vídeo seu — perfeito para dar feedback mais contextual ou criar vídeos explicativos. Você pode acessar imediatamente a gravação completa e a transcrição ao final, e depois compartilhar tudo por link ou convite por e-mail.
Para comunicação, você pode usar e-mail ou apps como o Slack, que é perfeito para os recursos de mensagens instantâneas necessários para conversas contínuas ou lembretes. Para feedback sobre tarefas ou projetos específicos, use um software de gestão de projetos como Trello, ClickUp ou Asana. Isso mantém as conversas focadas e facilita a colaboração.
3. Pense no que você precisa compartilhar
Vamos supor que você esteja gravando um vídeo de onboarding para novas contratações. Crie uma lista de tópicos e mantenha as abas necessárias abertas. Isso vai facilitar manter o vídeo conciso e eficaz. Além disso, se você tiver uma pauta de reunião, deixe-a à mão como ponto de referência. Ninguém quer participar de uma reunião que sai do assunto — e o mesmo vale para reuniões async.
4. Compartilhe a mensagem e defina prazos
Como as reuniões async oferecem flexibilidade, também existe a necessidade de implementar uma estrutura. Isso define expectativas e garante que tudo esteja no caminho certo. Compartilhe a mensagem pela sua ferramenta de comunicação preferida e defina um prazo específico para o acompanhamento e a lista de itens de ação para quem vai receber. Com o Supernormal, isso é fácil, porque a transcrição fornece uma lista de itens de ação que a pessoa pode consultar sempre que precisar.
Vantagens de adotar uma cultura de reuniões async
Da inclusão a níveis mais altos de participação, há vários benefícios das reuniões assíncronas:
Sem restrições de fuso horário
Você não precisa mais lidar com conflitos de agenda e fusos horários diferentes, porque as reuniões async resolvem esse problema. Agora você pode enviar um e-mail, um vídeo ou consultar documentação existente para se comunicar com colegas.
Cultura de trabalho flexível
Essa cultura de reuniões também permite um ambiente de trabalho flexível, em que seus colegas não ficam presos a horário e localização. Em vez disso, eles podem trabalhar nos próprios termos e se comunicar quando necessário — não por obrigação. Isso cria um ambiente mais inclusivo para pessoas com necessidades pessoais diferentes. Além disso, oferece mais oportunidades para fazer trabalho concentrado como uma equipe remota.
Maior participação
Com frequência, as pessoas ficam dispersas e desengajadas em reuniões síncronas por causa do cansaço e das conversas pouco objetivas. Com reuniões async, esse não é o caso. Você envia mensagens direcionadas apenas para as pessoas relevantes, o que facilita receber contribuições delas.
Crie uma cultura de documentação
Há um ditado no mundo corporativo: "Se não está no papel, não existe." E isso é verdade. Uma documentação dedicada para cada tarefa ou para perguntas frequentes facilita para todos encontrarem respostas. Isso elimina a necessidade de reuniões de suporte ou de demonstração, tirando mais uma reunião da sua agenda.
Mais economia de tempo
Pesquisas recentes mostram que 37% dos profissionais passam cerca de 30% da semana em reuniões (de quatro a 12 horas por semana). Com uma cultura async, você pode evitar a maioria dessas reuniões. Por exemplo, envie atualizações do projeto ou da semana por e-mail ou pelo Slack. Isso economiza o tempo gasto desnecessariamente nessas reuniões e libera tempo para tarefas mais importantes.
Desvantagens de adotar uma cultura de reuniões async
Também existem algumas desvantagens das reuniões async, como:
Falta de conexão pessoal
As reuniões async geralmente carecem de um toque pessoal, pois pode parecer que você não está falando com uma pessoa específica. Além disso, a falta de reuniões presenciais reduz o potencial de criar relacionamento com membros da equipe ou clientes. Com o tempo, isso pode parecer solitário, e quem prefere interações regulares pode ter dificuldade com essa cultura de reuniões.
Tempo de resposta atrasado
Imagine que você tenha uma emergência, como uma falha em um app ou um problema em uma campanha de marketing. Se você precisar de ajuda, não dá para esperar uma resposta antes de oito a 12 horas depois. Isso pode ser um problema nesses casos, então você precisa definir regras claras para quando reuniões individuais são necessárias.
Possibilidade de interpretação errada
Muitas pessoas têm dificuldade para entender contexto e sinais sociais por meio da comunicação async. Por exemplo, é fácil interpretar mal o tom ou o contexto de um e-mail, o que causa problemas mais adiante. Por isso, é essencial aprender a ser claro ao se comunicar de forma assíncrona.
Como usar IA para tornar reuniões async mais práticas?
Com o crescimento do trabalho remoto, a inteligência artificial (IA) é outra tendência que está transformando o mundo dos negócios. Quanto mais ocupados ficamos, mais percebemos a necessidade de "terceirizar" tarefas manuais para um bot, para reduzir parte da carga cognitiva. E a IA ajuda nisso. Quando o assunto são reuniões, há muita coisa que pode ser automatizada — da transcrição à comunicação. Há várias maneiras de usar a IA para automatizar reuniões assíncronas, incluindo as seguintes:
Assistentes de reunião
Automatize o processo de reunião usando um bot que faz o trabalho pesado para você. Esses assistentes podem configurar lembretes, transcrever e resumir vídeos/áudios e gerar uma lista de itens de ação para você.
O Supernormal ajuda você a gravar, transcrever e resumir o vídeo de uma vez. Você acessa o vídeo e a transcrição assim que cria o conteúdo, o que facilita compartilhar com as partes interessadas relevantes.
Além disso, você pode usar os modelos de reunião para gerar resumos e itens de ação específicos da reunião. Ele simplifica todo o processo sem exigir nenhum esforço da sua parte.
Ferramentas de comunicação
Ferramentas como o Slack também têm recursos de IA, em que você pode usar o ChatGPT para acessar e resumir arquivos antigos. Como alternativa, você pode usar o Slack para integrar com o Supernormal e com HubSpot/Pipedrive para criar notas de reunião práticas em cards específicos de clientes. Isso evita a necessidade de alternar entre apps diferentes, economizando tempo de reunião no futuro.
Ferramentas de gestão de projetos
Essas ferramentas simplificam todo o seu conjunto de projetos e oferecem uma visão geral de tudo. Além disso, muitas ferramentas incluem recursos de IA para gerar texto dentro do documento, facilitando a colaboração com outras pessoas.
Melhore sua produtividade na sua próxima reunião virtual usando o Supernormal
As reuniões assíncronas estão se tornando cada vez mais populares para equipes remotas e distribuídas. Essas reuniões permitem que os membros da equipe trabalhem no próprio ritmo e no próprio tempo, resultando em mais produtividade e eficiência.
Mas, para torná-las realmente práticas, use assistentes de IA para aumentar a eficiência. Esses assistentes tornaram possível gravar vídeos assíncronos, transcrever conversas e compartilhá-las com colegas. Isso não só economiza tempo como também garante que todos estejam alinhados.
Pronto para usar IA para gravar reuniões async? Inscreva-se no Supernormal hoje e ganhe 1.000 minutos grátis.
