O desenvolvimento profissional é mais importante do que nunca—especialmente para empregados das gerações millennial e Z que buscam avançar em suas carreiras. Mas um estudo da Oracle encontrou que 85% dos empregados estão insatisfeitos com o apoio que recebem das empresas. Trinta e quatro por cento dos entrevistados querem mais oportunidades de aprendizado e desenvolvimento. Neste artigo, vamos explorar o valor das reuniões de treinamento e como projetar um programa de treinamento eficaz. Também vamos discutir como as organizações utilizam inteligência artificial para aprimorar as sessões de treinamento.
Qual é o propósito de uma reunião de treinamento?
Uma reunião de treinamento é uma oportunidade para desenvolver habilidades e conhecimentos essenciais para um papel específico. Durante essas reuniões, um facilitador apresenta informações e guia os participantes através de exercícios de treinamento. As reuniões de treinamento podem ocorrer em diversos contextos, incluindo:
Reuniões individuais ou um-a-um
Reuniões de equipe
Treinamento em toda a empresa
Palestrantes convidados
Treinamento voltado para clientes ou consumidores
As sessões de treinamento beneficiam tanto os empregados quanto seus empregadores. Elas melhoram o desempenho dos empregados ao desenvolver novas habilidades e essas sessões podem ser uma oportunidade para construção de equipe. Com reuniões de treinamento eficazes, as empresas melhoram a colaboração e promovem uma cultura de melhoria contínua.
5 tipos de reuniões de treinamento
Eventos de treinamento ocorrem em diferentes formas, dependendo das necessidades de uma organização. Aqui estão cinco tipos comuns de reuniões de treinamento e os benefícios que oferecem aos participantes.
Integração: As empresas utilizam reuniões de integração para treinar novos empregados. Essas sessões introduzem novas contratações à organização, sua cultura e responsabilidades do trabalho.
Treinamento de habilidades: Essas sessões focam em desenvolver habilidades específicas necessárias para uma posição. Isso pode incluir habilidades técnicas, como aprender novos softwares. O treinamento também pode focar em habilidades interpessoais, como habilidades de apresentação.
Treinamento de conformidade: Essas reuniões garantem que os empregados aderem a políticas, leis e regulamentos. O treinamento de conformidade pode incluir treinamento contra assédio, segurança de dados ou programas de diversidade e inclusão.
Treinamento de liderança: Aqui, as empresas desenvolvem habilidades gerenciais para líderes chave ou para aqueles em posições de supervisão. Isso pode incluir comunicação, delegação ou resolução de conflitos.
Treinamento de produto ou serviço: Esses treinamentos educam empregados ou clientes sobre os produtos ou serviços da organização. Eles cobrem características, benefícios, casos de uso, nuances e suporte ao cliente. Também são úteis quando se está introduzindo um novo produto.
Como criar uma sessão de treinamento eficaz
Você já participou de uma reunião de treinamento que achava desnecessária? Reuniões de treinamento ineficazes frustram os empregados, reduzem a moral e desperdiçam recursos.
“Reuniões são uma das raras atividades no trabalho que realmente podemos calcular o custo,” diz Steven Rogelberg—Ph.D., professor e diretor de ciência organizacional na Universidade da Carolina do Norte em Charlotte.
No episódio recente do podcast WorkWell da Deloitte, Rogelberg enfatiza a compreensão do impacto financeiro de uma reunião, “Podemos olhar para o tempo pelos salários e dizer que esta reunião custa tanto dinheiro. Por isso gosto de pensar nisso como 'qual é o retorno sobre esse investimento.'”
Aqui estão três passos para projetar uma reunião de treinamento produtiva que ressoe com seu público.
1. Planeje com antecedência
Ao projetar uma sessão de treinamento, o planejamento adequado é essencial. Já que 65% do tempo dos trabalhadores agora é gasto em reuniões de áudio ou vídeo, certifique-se de considerar o contexto da reunião. Isso será ao vivo ou remoto?
Estabeleça objetivos claros: Defina claramente o propósito da reunião e o resultado que você deseja alcançar. Certifique-se de entender seu público e seus objetivos.
Desenvolva uma agenda para a reunião: Crie um cronograma detalhado que delineie os tópicos, a sequência de atividades e o tempo.
Prepare materiais e atividades: Determine as atividades que você incluirá—como jogos de interpretação de papéis, estudos de caso, questionários ou discussões em grupo. Certifique-se de introduzir diferentes atividades para atender a diversos estilos de aprendizado.
Use recursos visuais: Inclua slides, vídeos, gráficos e outros recursos visuais para ajudar os participantes a entender os conceitos.
2. Facilite o treinamento
Liderar uma reunião de treinamento pode ser desafiador. Os facilitadores têm que apresentar material enquanto o ajustam para atender às necessidades dos participantes.
“As melhores reuniões têm um líder no comando que está garantindo que a experiência está fluindo [e] fazendo as perguntas certas—[para que] não se desvie em tangentes,” diz Rogelberg. “As melhores reuniões têm um líder engajado [que garante] que as pessoas possam trazer toda a sua essência para a reunião e saber que podem ter conflitos.”
Aqui estão algumas dicas para liderar uma sessão de treinamento.
Defina o tom: Comece a reunião estabelecendo expectativas e compartilhando os objetivos de treinamento e a agenda da reunião. Os facilitadores devem encorajar os participantes a fazer perguntas e a participar.
Seja claro e conciso: Use uma linguagem direta para explicar conceitos técnicos. Evite usar jargão ou siglas que possam ser desconhecidos para os participantes.
Proporcione oportunidades de participação: Crie momentos para perguntar se os participantes têm dúvidas. Considere usar uma ferramenta de perguntas anônimas para incentivar a participação de todos os empregados.
Inclua pausas: Até mesmo os participantes mais motivados precisam de pausas. Um estudo recente do Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft descobriu que os empregados experimentam fadiga após 30 a 40 minutos de concentração.
Resuma os pontos críticos: Termine a reunião revisando os principais resultados. Proporcione aos participantes recursos para referência futura ou oportunidades para continuar aprendendo.
3. Acompanhamento e feedback
Após a sessão, entre em contato com os participantes para uma avaliação do treinamento. Crie uma pesquisa anônima para incentivar os participantes a fornecerem feedback. Você também pode oferecer materiais de treinamento adicionais ou solicitar perguntas adicionais.
Como aproveitar a IA e o ChatGPT para reuniões de treinamento eficazes
IA generativa é um tipo de inteligência artificial. Ela se baseia em aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural. Exemplos de IA generativa incluem ChatGPT e geradores de imagens. Esses sistemas geram conteúdo que se assemelha ao conteúdo criado por humanos.
Os instrutores podem criar reuniões mais eficazes ao adicionar plataformas de IA às suas ferramentas. Aqui estão algumas maneiras pelas quais as ferramentas de IA podem ser úteis para reuniões de treinamento:
Aumenta a eficiência: A IA automatiza elementos do processo de treinamento, como agendamento ou envio de pesquisas pós-reunião.
Aumenta o engajamento dos empregados: Ao incorporar ferramentas alimentadas por IA durante o treinamento, os facilitadores criam uma experiência mais personalizada e interativa.
Melhora a acessibilidade: Com a IA, os facilitadores garantem que o treinamento seja mais acessível para indivíduos com diferentes preferências, necessidades e habilidades de aprendizado.
5 exemplos de uso de IA para reuniões de treinamento
Quer você conduza treinamentos virtualmente ou presencialmente, as ferramentas de IA otimizam a experiência. Aqui estão cinco maneiras pelas quais os instrutores podem usar plataformas de IA para aprimorar futuras reuniões de treinamento.
Tomada de notas: Ferramentas de tomada de notas assistidas por IA—como Supernormal—gravam e transcrevem reuniões, resumem discussões e geram itens de ação. Isso ajuda os participantes a permanecerem engajados e fornece um recurso ao qual podem se referir após o treinamento.
Agendamento automatizado e lembretes: As ferramentas de IA podem automatizar tarefas administrativas, incluindo agendamento e lembretes de reuniões. Isso permite aos facilitadores focar em entregar sessões de treinamento de alta qualidade.
Criação de conteúdo: Os facilitadores usam plataformas de IA para gerar conteúdo para reuniões de treinamento. Isso inclui apresentações, recursos visuais, modelos ou scripts para exercícios de role-playing.
IA conversacional: Facilitadores usam chatbots para criar simulações de vida real para ajudar os participantes a praticar suas habilidades. Ao mesmo tempo, essas ferramentas podem atuar como recurso adicional para responder perguntas durante as reuniões.
Avaliação e feedback: Com a IA, os instrutores testam o conhecimento e analisam os resultados em tempo real. Isso ajuda os instrutores a identificar áreas de melhoria e adaptar a sessão para atender às necessidades dos participantes. Os facilitadores também podem usar plataformas de IA para enviar pesquisas e analisar feedback.
Leve suas reuniões de treinamento para o próximo nível com Supernormal
Reuniões de treinamento eficazes melhoram o desempenho dos empregados e criam uma cultura de aprendizado contínuo. E com ferramentas alimentadas por IA como o Supernormal, você torna as reuniões de treinamento da empresa ainda mais produtivas.
Supernormal usa IA para capturar e transcrever reuniões. Ao eliminar a necessidade de tomar notas, os participantes podem estar mais engajados. Após uma sessão de treinamento, o Supernormal gerará automaticamente itens de ação e principais pontos de destaque. E o Supernormal integra-se com plataformas populares de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM)—facilitando o compartilhamento de sessões com colegas.
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