Ao entrevistar concorrentes a uma vaga, as anotações de entrevista são o segredo para tornar o processo mais fluido. Essa prática simples garante que o entrevistador consiga acompanhar as partes mais importantes da conversa e usá-las para comparar e avaliar os candidatos. Fazer atas de reuniões é um padrão para registrar detalhes essenciais de um encontro.
De acordo com o Indeed, uma entrevista de emprego dura em média de 45 a 90 minutos. É muito tempo para se preocupar em capturar todos os detalhes importantes sobre a experiência e as qualificações de um candidato. É aqui que fazer anotações pode ser extremamente útil.
Se você já tem familiaridade em fazer anotações em entrevistas, sabe que pode ser difícil manter-se presente com o entrevistado enquanto escreve. Este artigo oferecerá dicas sobre como fazer melhores anotações manuais e explorará os benefícios de usar a tecnologia de IA para gerar notas completas para você.
Por que é importante fazer anotações de entrevista?
Fazer anotações durante uma entrevista é um recurso valioso tanto para o entrevistador quanto para o entrevistado por vários motivos. Por um lado, pode ser fácil esquecer detalhes importantes da conversa, especialmente se houver várias entrevistas de candidatos.
Para o entrevistador, os benefícios de manter anotações organizadas incluem os seguintes:
Fica mais fácil lembrar os detalhes. Fazer anotações durante uma entrevista ajuda o entrevistador a se lembrar de informações importantes sobre o histórico do entrevistado, suas qualificações e respostas às perguntas.
As anotações servem como um registro da entrevista. Isso facilita a comparação de candidatos e a tomada de decisões de contratação mais fundamentadas.
As anotações de entrevista são úteis para acompanhamentos e esclarecimentos. Elas fornecem insights valiosos e podem identificar áreas que precisam de mais informações.
Ter anotações ajuda a compartilhar feedback. Os gestores de contratação podem facilmente compartilhar notas de feedback para chegar a uma decisão de contratação mais estratégica.
As anotações podem reduzir o viés de contratação. As notas ajudam o entrevistador a ser mais objetivo ao avaliar os candidatos, pois ele passa a ter um registro claro das respostas do entrevistado.
Nem sempre pensamos no candidato como alguém que se beneficiaria das anotações de entrevista, mas isso pode ser útil. Ao fazer e receber notas de entrevista, os candidatos podem:
Receber feedback. As anotações podem fornecer feedback ao entrevistado sobre as áreas em que ele se saiu bem ou onde poderia melhorar.
Demonstrar atenção e interesse. Isso vale para os dois lados. Fazer anotações durante uma entrevista pode demonstrar que o entrevistador está interessado no entrevistado e que o entrevistado está ansioso para aprender sobre a vaga.
Estar mais preparado. As anotações de entrevista podem ajudar o entrevistado a se preparar para futuras entrevistas ou reuniões de acompanhamento.
Você pode levar anotações para uma entrevista? Com certeza — e a maioria concorda que é benéfico para todas as partes envolvidas.
Aprenda a fazer melhores anotações manuais em entrevistas
Fazer anotações de entrevista de forma coesa e organizada pode ser a diferença entre lembrar um fato importante sobre o candidato e não conseguir ler a sua própria letra garrancho. Você vai começar a fazer melhores anotações manuais rapidinho aplicando algumas estratégias simples.
Use abreviações: Vamos começar estabelecendo algum tipo de escrita abreviada que seja fácil de ler. Isso pode ser tão simples quanto abreviar palavras grandes, como abreviação (abrev.)! Desenvolver um método confiável de abreviação pode tornar sua tarefa mais rápida e fácil de consultar após a entrevista.
Tenha um roteiro: Use um formato de roteiro e tópicos (bullet points) para identificar assuntos de discussão relevantes. Alguns entrevistadores preferem criar um modelo de anotação manual para salvar e imprimir para cada entrevista.
Anote frases-chave: Por fim, registre frases-chave que se destaquem durante a entrevista ou que indiquem áreas para perguntas de acompanhamento. Esses são ótimos pontos de referência para se ter quando chegar a hora de tomar uma decisão de contratação.
Como usar IA para fazer anotações automáticas de entrevista
Qual é a melhor maneira de fazer anotações de entrevista? Depende da preferência de quem anota, da profundidade das informações e da quantidade de entrevistas realizadas. Você pode achar útil usar IA para fazer anotações automáticas de entrevista. Se você é novo nessa tecnologia, vamos compartilhar algumas dicas.
A geração de anotações por IA já existe há alguns anos, mas seu desenvolvimento e uso se aceleraram recentemente com o avanço das tecnologias de processamento de linguagem natural (NLP).
O uso de IA para fazer anotações tornou-se bastante comum em muitos setores. Isso permite que o entrevistador se mantenha mais presente e ativo na conversa e continue organizado. A melhor parte é que ela torna as entrevistas presenciais e online mais produtivas.
As anotações de entrevista por IA trazem muitas vantagens, incluindo a capacidade de resumir uma conversa, fornecer análise de tom e sentimento e criar mapeamento de habilidades. Em 2023, existem excelentes opções de ferramentas de anotação disponíveis gratuitamente ou por um investimento de baixo custo.
Supernormal é um ótimo exemplo de ferramenta baseada em IA que cria notas de entrevista analisando a gravação de áudio ou vídeo de uma conversa. Veja como funciona:
Gravação de áudio ou vídeo: O primeiro passo é gravar a entrevista usando uma ferramenta como Zoom, Teams ou software de videoconferência semelhante.
Transcrição de IA: Envie o arquivo de áudio ou vídeo para o Supernormal, onde algoritmos avançados de reconhecimento de fala e processamento de linguagem natural fazem a transcrição.
Análise e extração: O Supernormal analisa o texto transcrito para identificar informações importantes, como as habilidades, experiência e feedback do entrevistado. Ele também identifica detalhes importantes, como próximos passos ou perguntas de acompanhamento.
Resumo: Em seguida, a ferramenta resume as informações extraídas em um formato de nota estruturado e conciso, que pode ser revisado pelo entrevistador ou compartilhado com outras partes interessadas.
Supernormal é uma ferramenta que economiza tempo e pode beneficiar organizações de todos os setores e contextos. Ela faz com que a criação de anotações seja algo simples para os entrevistadores, melhora a objetividade e a consistência, além de ajudar a otimizar o processo de contratação.
Compartilhe suas anotações de entrevista e mantenha todos alinhados
Outro benefício de usar uma plataforma baseada em IA para fazer anotações de entrevistas é a facilidade de compartilhar informações com outras pessoas. Quer as partes interessadas na entrevista sejam membros da sua equipe ou os próprios candidatos, você pode compartilhar as notas da entrevista com todos que precisarem vê-las.
O software do Supernormal inclui um recurso conveniente de compartilhamento de notas que torna a colaboração e a integração extremamente fáceis. Após o compartilhamento, os participantes podem adicionar comentários, enviar feedback e muito mais. Esse recurso também funciona para conectar-se com parceiros externos, como recrutadores, agências ou organizações de RH terceirizadas.
Usar uma plataforma como o Supernormal simplifica seu processo de contratação ao transferir automaticamente as informações dos candidatos e as anotações das entrevistas para o seu sistema de acompanhamento de candidatos (ATS). Essa integração centraliza todas as suas informações, facilitando o acesso e eliminando a necessidade de entrada manual de dados. Ela também funciona perfeitamente com ferramentas populares de CRM, como Pipedrive e Hubspot, otimizando todo o processo.
Eleve o nível das suas entrevistas
Não existe jeito errado de fazer excelentes anotações de entrevista — tudo se resume à sua preferência, habilidade de multitarefa e tempo disponível para o processo seletivo. Fazer anotações manuais de forma organizada pode ser mais fácil usando abreviações e sistemas rápidos de escrita, enquanto a criação de um roteiro reutilizável ajuda a manter seus pensamentos em ordem.
Implementar um software de anotações geradas por IA como o Supernormal é uma alternativa prática que dispensa o trabalho manual. Esse software aproveita a nova tecnologia de IA para gerar notas completas de entrevistas sem que você precise mexer um dedo. Saiba mais sobre como o Supernormal pode otimizar o seu processo de entrevista.
