Se não aprendermos com nossos erros, estamos condenados a repeti-los. Podemos agradecer ao filósofo hispano-americano George Santayana por essa pequena lição de sabedoria. Santayana estava se referindo aos erros que os seres humanos cometeram ao longo da história, mas podemos aplicar o mesmo princípio à forma como trabalhamos. Poucas coisas são mais frustrantes do que encontrar os mesmos problemas de novo e de novo ao tentar executar um projeto. Isso atrasa todo o fluxo de trabalho. Então, como você garante que você e sua equipe evitem repetir erros?
Resposta: uma reunião de post-mortem.
Aqui, estamos explicando o que é uma reunião de post-mortem, como fazê-la e quatro ferramentas que podem ajudar.
O que é uma reunião de post-mortem?
Uma reunião de post-mortem é o laço bonito que você dá a um projeto ao concluí-lo. Logo depois de finalizar um projeto, reúna todas as partes interessadas e os colaboradores individuais para uma revisão. Juntos, vocês vão refletir sobre o que deu certo e identificar oportunidades de melhoria. Em essência, é um fórum aberto para os membros da equipe compartilharem feedback construtivo sobre o projeto recém-concluído. Essa reunião não é uma leitura de uma lista de vitórias e derrotas do projeto. Na verdade, você deve evitar usar uma reunião de post-mortem como se ela fosse apenas um resumo do projeto.
Uma reunião de post-mortem produtiva é um processo colaborativo. Vocês juntam as experiências e aprendizados de todos os envolvidos para identificar áreas em que as operações podem melhorar. Depois, você leva todas essas informações um passo além e encerra a reunião com maneiras acionáveis de melhorar projetos futuros.
Por que fazer uma reunião de post-mortem?
Você provavelmente participou de muitas reuniões antes da post-mortem. Elas foram eficazes para preparar o projeto e garantir que ele continuasse no caminho certo. Mas as equipes muitas vezes encerram um projeto e isso é o fim. Não há itens de ação de acompanhamento, aprendizados ou reflexões. Como resultado, elas repetem os mesmos erros de project management e workflow. Uma análise de post-mortem é como você identifica e resolve esses erros. É uma etapa única adicionada ao fim de um projeto que vai economizar seu tempo e energia no futuro. Ela ajuda sua equipe a ganhar escala. Você pode crescer para enfrentar projetos mais complexos, em vez de ficar preso aos mesmos problemas repetidamente. Ela também pode ir além de encontrar onde as coisas poderiam ter sido melhores. Uma reunião de post-mortem celebra vitórias e destaca quem fez um ótimo trabalho.
Uma boa reunião de post-mortem é tão boa para o progresso quanto para o moral da equipe, mas há muitos mais benefícios. Vamos dar uma olhada.
Os benefícios das reuniões de post-mortem
Chance de compartilhar feedback
Dependendo do escopo do projeto, várias equipes da organização podem ter participado. A reunião de post-mortem é o lugar para essas equipes cruzarem suas experiências na execução das tarefas do projeto. É a maneira mais rápida de ver se um contratempo se espalhou e impactou todos os envolvidos ou se uma equipe tem insights que outra pode achar úteis. Por exemplo, a equipe de marketing pode ter feedback que a equipe de customer success vai achar valioso, e vice-versa. Em qualquer projeto, grande ou pequeno, o feedback é importante para o crescimento. Não importa o tamanho da equipe ou o escopo do projeto—um feedback cuidadoso dá aos colaboradores individuais a confiança para tentar coisas novas e aprender com os próprios erros.
Identifique oportunidades de melhoria
Aqui está o coração da reunião de post-mortem—uma reflexão construtiva sobre como executar o projeto melhor da próxima vez. Em um mundo perfeito, você conduziria cada parte de um projeto da maneira mais ideal. Mas, na vida real, esse raramente é o caso.
Observe de perto os pontos do projeto em que a confusão ou o desalinhamento surgiram, resultando em contratempos. Quais dificuldades as partes interessadas enfrentaram ao executar suas tarefas? Os gerentes de projeto devem iterar nos processos do projeto com base nesse feedback das partes interessadas. Certifique-se de ir além de chamar atenção para o que pode ser melhorado. Transforme essas oportunidades em próximos passos que resultem em um processo melhor.
Celebre as vitórias
Lembre-se de reservar um tempinho no final da post-mortem para destacar as vitórias. Conclua a reunião com um tom de celebração. Dar destaque às partes que deram certo ao longo do projeto é tão produtivo quanto encontrar os pontos que precisam de melhoria. Use esse momento para colocar em evidência as pessoas ou equipes que fizeram um trabalho excelente. Evite cair na armadilha de abordar apenas o que precisa melhorar—equilibre isso com o destaque ao que deu certo.
Aumente a produtividade e a eficiência
Considere todo o tempo gasto tentando solucionar problemas à medida que surgiam. Esse tempo poderia ter sido melhor usado para criar formas criativas de fazer um ótimo trabalho no projeto? Uma das melhores maneiras de aumentar a produtividade de longo prazo é iterar nos processos.
Quando você usa uma reunião de post-mortem para criar formas melhores de trabalhar, acaba economizando tempo e energia em projetos futuros. Os problemas foram resolvidos e os melhores processos estão em vigor, então você pode se concentrar em entregar materiais excelentes. Afinal, um processo bem ajustado libera energia mental que você pode usar para inovar e encontrar soluções criativas para problemas. Você aumenta a produtividade no longo prazo ao reservar um tempo para refletir agora.
Dicas para conduzir uma reunião de post-mortem bem-sucedida
Respeite as pessoas e suas contribuições
Ao acompanhar os altos e baixos do projeto, mantenha o papel de cada pessoa em mente. A reunião de post-mortem é um espaço para feedback honesto dado com respeito. Feedback construtivo sempre ajuda, mas evite expor pessoas na frente dos colegas. Durante a reunião de post-mortem, mantenha a conversa em um nível mais amplo. Você pode dar feedback individual em particular.
Mantenha a objetividade
Defina as regras básicas e uma pauta antes da reunião para que todos os participantes entendam o objetivo. Pode ser útil enviar um questionário antes para levantar temas de discussão e montar a pauta da reunião.
Designar uma pessoa para manter a reunião no rumo certo ajudará a conversa a avançar. A eficácia de uma reunião de post-mortem depende da eficiência com que os participantes conseguem abordar e solucionar os contratempos do projeto. Alinhe tudo antes da reunião para que você possa trabalhar os pontos de conversa com eficácia durante ela. Esse nível de preparo não ajuda apenas na eficiência da reunião de post-mortem—ele também respeita o tempo de todos.
Chame atenção para as vitórias e para as áreas de melhoria
Não dá para enfatizar o suficiente a importância de celebrar as vitórias. Isso convida as equipes a reconhecer suas contribuições para os objetivos maiores da empresa. O bom moral da equipe vem de cada membro sentir que está causando impacto. Destacar momentos em que o trabalho em equipe brilhou ou em que os entregáveis ficaram excelentes durante uma reunião de post-mortem é uma forma perfeita de todos enxergarem o projeto de maneira holística e como contribuíram para o sucesso final dele.
Faça perguntas construtivas
Primeiro, identifique o que você espera ganhar com a reunião de post-mortem. Agora crie um questionário pré-reunião que aborde os principais pontos de discussão. Isso dá tempo para a equipe refletir por conta própria antes de levar as ideias para a reunião. Escolha uma linguagem que permaneça positiva e abra espaço para conversas construtivas. Depois de encontrar uma fórmula que funciona para sua organização, crie um template de post-mortem para agilizar o processo no futuro.
Documente e registre tudo
Uma reunião de post-mortem sem resultados documentados não vai ajudar muito no longo prazo. Você quer ter acesso fácil ao feedback do projeto para consultá-lo sempre que precisar. Documentar os resultados da reunião também vai ajudar você a reunir uma lista cuidadosa de próximos passos acionáveis depois dela. Em seguida, você pode criar tarefas ou implementar mudanças no workflow com base nos resultados da sua reunião de post-mortem. Compartilhe o conhecimento que você adquiriu com o restante da empresa para que todos possam se beneficiar do seu esforço.
Ferramentas de IA generativa—como Supernormal—fazem anotações da reunião para você e mantêm tudo armazenado com segurança em um só lugar.
Exemplo de pauta para reunião de post-mortem
Para servir de inspiração, aqui está uma pauta de exemplo de como conduzir sua reunião de post-mortem. Envie um questionário antes da reunião com estas perguntas. Garanta que todos tenham enviado suas respostas antes da reunião para que você possa criar a pauta adequadamente.
O plano e a meta do projeto ficaram claros do início ao fim?
A comunicação do projeto foi bem conduzida?
A colaboração e a comunicação da equipe fluíram bem?
Houve algum obstáculo inesperado que afetou marcos?
Você tem alguma sugestão para o futuro?
Agora, use as respostas para dividir a reunião em blocos de tempo. Neste exemplo, estamos realizando uma reunião de 30 minutos. Faça os ajustes necessários na duração com base no tamanho do projeto e da equipe com que você está trabalhando.
Resumo do projeto e do resultado (10 minutos): O gerente de projeto faz uma visão geral de alto nível do projeto, de suas metas e dos resultados. Sinta-se à vontade para adicionar previsões ou insights únicos ao longo do projeto.
Coleta de feedback das partes interessadas (15 minutos): Aprofunde-se nas observações e sugestões das partes interessadas. Dê a todos a chance de explicar as áreas de melhoria que identificaram.
Agradecimentos e comemorações (cinco minutos): Reserve os últimos minutos da sua reunião de post-mortem para destacar as vitórias. Passe a palavra para quem quiser celebrar algo ou alguém.
4 ferramentas para reuniões de post-mortem
Uma das maneiras mais eficazes de conduzir uma ótima reunião de post-mortem é ter as ferramentas certas à mão. Aqui estão algumas das melhores opções de ferramentas para apoiar as reuniões de post-mortem da sua equipe.
Supernormal
Supernormal é uma ferramenta de anotações com IA de alto nível que documenta suas reuniões em detalhes. A ferramenta se integra às plataformas de CRM e às ferramentas de videoconferência mais populares, então ela fica automaticamente disponível para cada reunião no seu calendário. Supernormal ajuda seus usuários a simplificar os fluxos de trabalho do projeto para apoiar uma reunião de post-mortem bem-sucedida sempre.
Recursos:
Personalização do estilo das anotações: Selecione o tipo de reunião, e o Supernormal documentará anotações divididas em seções com base no estilo da reunião.
Integrações de calendário: O Supernormal fica onde suas reuniões acontecem, então ele está pronto para você quando a reunião começa.
Mensagens em vídeo: Se algo não precisar ser uma reunião, grave um vídeo e envie para toda a equipe.
Prós:
Todas as reuniões em vídeo, gravações de tela e mensagens em vídeo ficam armazenadas com segurança em um só lugar e podem ser organizadas por equipe ou tema, facilitando encontrar e consultar vídeos anteriores.
Supernormal pode criar anotações em muitos idiomas, eliminando a barreira linguística com clientes e empresas globais.
Use o menu pop-up para marcar itens de ação e pontos principais dentro da discussão da reunião sem interromper o fluxo da conversa.
Preço: O Starter Plan é gratuito.
Retrium
Retrium foi desenvolvido especificamente para retrospectivas pós-projeto. É ideal para equipes ágeis e Scrum que querem usar suas reuniões de post-mortem para ganhar escala mais rápido. As equipes podem usar modelos de retrospectiva prontos ou personalizar os seus próprios. Cada modelo tem componentes interativos pensados para aumentar o engajamento dos participantes.
Descrição da imagem: O Retrium tem um fluxo de trabalho integrado para ajudar as reuniões a funcionarem com eficiência. (Retrium Início)
Recursos:
Várias opções de formato de retrospectiva: Personalize como você documenta os check-ins de post-mortem com base no tipo de projeto.
Feedback anônimo: Os membros da equipe podem dar feedback anônimo sobre as vitórias e os contratempos do projeto.
Modelos de retrospectiva interativos: Os participantes da reunião podem votar nos tópicos de discussão, permitindo que os gerentes de projeto vejam quais assuntos geram mais interesse.
Prós:
A interface guiada de retrospectiva conduz os membros da equipe por um processo prático de reflexão e feedback sobre o projeto.
Os usuários podem seguir modelos testados pelo setor ou personalizar uma configuração exclusiva que se alinhe melhor à equipe deles.
Ele permite convidar um número ilimitado de membros e um número ilimitado de retrospectivas a partir do plano Team.
Contras:
Projetado para reuniões de retrospectiva, então não é útil para todas as reuniões.
O Retrium atualmente não oferece aplicativo móvel.
Os usuários pagam uma mensalidade com base no número de Activated Team Rooms, o que sai mais caro do que outras opções.
Preço: Os usuários podem testar o Retrium gratuitamente por 30 dias. Depois disso, podem escolher a Team Edition por US$ 39 por mês por Activated Team Room ou a Business Edition por US$ 59 por mês por Activated Team Room. Informações sobre a Enterprise Edition estão disponíveis mediante solicitação.
Parabol
Parabol é uma ferramenta envolvente de reunião de post-mortem que cobre todos os pontos para equipes padrão. A ferramenta oferece uma estrutura básica para pautas de reunião e para engajar os membros da equipe. Os usuários podem selecionar um estilo de reunião para obter um template que corresponda às suas necessidades.
Descrição da imagem: Os usuários do Parabol selecionam um template de retrospectiva para organizar sua reunião de post-mortem. (Parabol Início)
Recursos:
Sugestões anônimas: Os membros da equipe podem oferecer sugestões e insights sem associar seus nomes.
Crie tarefas em movimento: Crie tarefas durante a reunião enquanto você conduz sua retrospectiva para garantir que nada fique para trás.
Pre-mortems: Peça aos membros da equipe que antecipem problemas antes de iniciar um projeto para reduzir contratempos.
Prós:
Os usuários podem conduzir reuniões colaborativas de check-in montando um roteiro e uma lista de tarefas em equipe. Essa configuração ajuda a estruturar melhor as reuniões da equipe.
Há vários templates disponíveis que incluem abordagens exclusivas de project management, como o layout Sprint Poker.
A ferramenta captura itens de ação, aprendizados do projeto e feedback em um só lugar.
Contras:
Há maneiras limitadas de visualizar o dashboard.
Não há como atribuir mais de uma pessoa a uma tarefa.
A ferramenta não tem um repositório central para resumos de reuniões passadas.
Não é possível usar o recurso Sprint Poker sem integrar com Jira.
Preço: O Starter Plan do Parabol é grátis para sempre para até duas equipes. O próximo nível é o Team Plan, por US$ 6 por usuário ativo por mês. O Parabol também oferece um Enterprise Plan personalizado para empresas maiores.
Quip
O Quip é ideal para equipes que lidam com muitos clientes e contas sobre os quais precisam manter anotações detalhadas. Ele reúne documentos e planilhas do cliente em um só lugar para facilitar a consulta. O Quip é uma ferramenta robusta para armazenar informações de reuniões de post-mortem, criar documentos e colaborar.
Descrição da imagem: Documente as informações do projeto com cuidado e compartilhe com a equipe para ajudar a manter todos alinhados. (Quip Início)
Recursos:
Chat integrado: As equipes podem usar os recursos de chat da ferramenta para comentar em todos os documentos, ter conversas individuais e abrir salas de chat da equipe.
Templates: Escolha um template para equipe de vendas, plano de ação de contas e outros para simplificar os fluxos de trabalho.
Busca interna: O recurso de busca da ferramenta facilita localizar documentos.
Prós:
A plataforma cresce bem à medida que sua equipe aumenta.
A ferramenta remove formatação desnecessária para simplificar a tomada de notas e o brainstorming.
O excelente recurso de busca facilita encontrar documentos.
Contras:
O Quip não tem a capacidade de selecionar vários documentos e exportar um grupo deles. .
A ferramenta pode não ter opções de integração suficientes, dependendo da preferência do usuário.
O aplicativo de desktop do Quip pode ser lento para registrar mudanças feitas por outras pessoas.
Preço: O Quip Starter Plan começa em US$ 10 por usuário por mês. Para equipes grandes e complexas, o Quip Plus Plan é a melhor opção, por US$ 25 por usuário por mês. Por fim, o Quip Advanced oferece as integrações mais robustas, por US$ 100 por usuário por mês. Todos os planos são cobrados anualmente.
Como o Supernormal pode ajudar
Supernormal é seu note-taker de IA de confiança para reuniões de post-mortem. Sabemos que as reuniões de post-mortem mais impactantes coletam, analisam e iteram com base no feedback do projeto. A maneira mais simples de reunir toda essa informação de forma sucinta durante uma reunião de post-mortem é usar uma ferramenta como o Supernormal para documentar tudo.
Ele libera os moderadores da post-mortem para se concentrarem em conduzir uma discussão produtiva. Todos podem se concentrar em resolver problemas complexos em vez de fazer anotações. Aproveite a IA para gerar automaticamente notas acionáveis e documentar detalhes cruciais do debrief do projeto sem levantar um dedo. Supernormal é o note-taker de IA que ajuda você a fazer o seu melhor trabalho.
Experimente o Supernormal gratuitamente hoje para começar a conduzir reuniões de post-mortem bem-sucedidas.
