Deixar suas reuniões no Zoom abertas para qualquer pessoa é arriscado hoje em dia. "Zoombombing" virou um problema real, com pessoas mal-intencionadas enviando spam em reuniões públicas ou compartilhando conteúdo perturbador.
Exigir autenticação impede esses convidados indesejados logo de cara. Mas reuniões com acesso restrito também têm outras vantagens. Elas criam um ambiente mais íntimo, em que os participantes podem falar livremente sobre assuntos confidenciais sem se preocupar com quem possa estar escutando. A integração de logins também permite acompanhar quem participou de quais reuniões, o que ajuda muito na conformidade.
Com algumas configurações simples, você pode equilibrar abertura e privacidade nas suas reuniões no Zoom. Continue lendo para saber como.
Usando senhas para restringir o acesso
A forma mais simples de autenticar os participantes é exigir uma senha para entrar nas reuniões do Zoom. Como anfitrião da reunião, você escolhe uma senha e a compartilha apenas com os participantes convidados.
Veja os passos:
Primeiro, agende sua reunião normalmente no portal web do Zoom. Depois, edite as configurações da reunião e marque a opção "Require meeting password." Insira a senha que quiser usar. Ela precisa ser complexa o suficiente para que os convidados não adivinhem, mas simples o bastante para que os participantes a digitem em dispositivos móveis.
Em seguida, configure as opções da reunião para ativar waiting rooms. Essa área de espera mantém os participantes com segurança até que o host esteja pronto. Evite que intrusos ignorem essa verificação desativando a configuração "Join before host."
Por fim, forneça o link da reunião e a senha apenas aos participantes esperados. Envie convites de calendário ou e-mails com as informações de acesso. Em reuniões sensíveis, peça aos participantes que não compartilhem o acesso com outras pessoas.
Quando chegar a hora de começar, entre como host e autorize os participantes da waiting room conforme você estiver pronto. Bloqueie a reunião assim que todos os convidados tiverem chegado para impedir novas entradas.
Aproveitando a segurança do Single Sign-On
Digitar senhas personalizadas para cada reunião do Zoom gera atrito para participantes recorrentes de uma série. Uma alternativa de autenticação é integrar single sign-on (SSO) por meio do Google, do Office 365 ou de outro identity provider.
Em vez de memorizar senhas, os participantes apenas fazem login com credenciais já existentes de contas Google ou Microsoft antes de entrar em reuniões protegidas. O Zoom compara essas identidades com uma authorization list que você configura para conceder acesso à reunião.
Para ativar o SSO na sua conta do Zoom:
Primeiro, faça cadastro no Zoom Enterprise com SSO ativado. Conecte a conta do seu identity provider para configurar provisionamento e deprovisionamento automáticos de usuários.
Em seguida, atribua licenças e funções para os participantes no admin console do seu identity provider. Adicione os usuários que você quer autenticar em reuniões protegidas. Defina permissões adequadas como attendee, host ou administrator.
Depois, agende novas reuniões no Zoom e exija autenticação via seu identity provider. Bloqueie as reuniões para impedir que convidados sem login acessem.
Com essa configuração, os usuários que você já aprovou podem entrar facilmente em sessões de vídeo seguras sem o atrito de redefinir senhas.
Supernormal para transcrições, gravações e notas sem esforço
Tentar conduzir reuniões, fazer anotações e controlar o acesso de convidados ao mesmo tempo em chamadas no Zoom pode ser desafiador. Supernormal ajuda gerando automaticamente transcrições, gravações e highlights das suas sessões nos bastidores. Em vez de se preocupar em documentar a conversa manualmente, você pode manter o foco na discussão sabendo que o Supernormal está com você.
Veja como:
Primeiro, acesse Supernormal.com e crie sua conta. Depois de concluir as etapas de onboarding, vá para Account Settings e autorize o app do Supernormal a acessar reuniões agendadas na sua conta do Zoom. Se você também tiver reuniões no Google Meet, não se esqueça de instalar a browser extension para Google Chrome.
Na próxima vez que você conduzir uma reunião, o Supernormal entrará automaticamente para capturar a sessão. Quando o Supernormal entra nas suas reuniões no Zoom, os participantes veem o Supernormal aparecer como qualquer outro convidado, e você pode dar ao seu note-taker do Supernormal um nome personalizado para que todos saibam que ele é seu.
Depois de encerrar a reunião, entre no seu dashboard do Supernormal para navegar, personalizar e compartilhar suas notas. Com o Supernormal ajudando na documentação, você pode se concentrar totalmente em interagir com os participantes da reunião em vez de ficar anotando tudo com pressa.
Restringir o acesso às suas reuniões no Zoom impede que intrusos indesejados interrompam discussões sensíveis ou compartilhem conteúdo inadequado. Mas manter as reuniões com acesso restrito também traz outras vantagens, como melhorar a privacidade e a conformidade. Exija senhas de reunião, use a integração com SSO ou ative waiting rooms para controlar a participação. O Supernormal facilita ainda mais ao gerar automaticamente transcrições e notas de discussões importantes.
Experimente estas técnicas de autenticação nas suas próximas sessões no Zoom para equilibrar colaboração aberta com segurança restrita. Porque grandes reuniões dependem de quem participa - e de quem fica de fora.
