Um programa de integração cuidadoso e completo é essencial para preparar novos colaboradores para o sucesso. Ele pode ajudar você a conhecer a cultura da empresa, a função e as expectativas de desempenho. Um programa de integração bem elaborado também pode acelerar a contribuição dos novos colaboradores, reduzir a rotatividade, aumentar a produtividade e impulsionar o engajamento dos colaboradores.
Áreas de foco
Há várias coisas que os novos colaboradores precisam aprender enquanto se adaptam à nova função, para poder contribuir com rapidez e confiança. Entre elas estão:
A história, a missão e os valores da empresa
Os produtos ou serviços da empresa
A cultura e os valores da empresa
A função e as responsabilidades
As políticas e os procedimentos da empresa
As ferramentas e os recursos da empresa
Como realizar o trabalho
Como colaborar com os colegas
Como atender às expectativas da empresa
Princípios do programa
Aqui estão algumas dicas para criar um ótimo programa de integração:
Comece cedo. O processo de integração deve começar assim que um novo colaborador aceitar a proposta. Isso dá tempo para enviar materiais de boas-vindas, responder às perguntas e despertar entusiasmo pela nova função.
Personalize. O processo de integração deve ser adaptado a cada colaborador. Isso significa dedicar tempo para conhecer suas habilidades, experiência e interesses. Também significa oferecer oportunidades para conhecer os novos colegas e a cultura da empresa.
Seja claro sobre as expectativas. Defina expectativas claras para a função, o desempenho e o desenvolvimento do novo colaborador. Isso ajuda você a deixar claro o que se espera dele e como ele pode ter sucesso.
Ofereça treinamento. O processo de integração deve incluir treinamento sobre os produtos, serviços e cultura da empresa. Também deve incluir treinamento sobre a função e as responsabilidades específicas do novo colaborador.
Ofereça feedback. Dê feedback regular ao novo colaborador sobre seu desempenho. Isso ajuda você a mantê-lo no caminho certo e garantir que ele esteja atendendo às expectativas.
Celebre as conquistas. Reserve tempo para celebrar as conquistas do novo colaborador. Isso ajuda você a fazê-lo se sentir valorizado e motivado.
Táticas e ferramentas de integração
Em ambientes de trabalho cada vez mais virtuais e remotos, aproveitar as ferramentas e táticas certas é essencial para facilitar uma experiência de integração fluida. Reuniões em vídeo, ferramentas assíncronas e documentação desempenham um papel crucial na criação de uma experiência que atrai novos colaboradores e garante que eles recebam as informações de que precisam para contribuir.
Reuniões em vídeo
As reuniões em vídeo são essenciais para a integração virtual, pois permitem interações face a face e fortalecem a sensação de conexão. Entre as ferramentas populares de reuniões em vídeo estão Zoom, Microsoft Teams e Google Meet. Ao integrar novos colaboradores usando ferramentas de reuniões em vídeo, é importante garantir uma comunicação e um engajamento fluidos. Veja algumas táticas:
Agende reuniões iniciais em vídeo: organize reuniões individuais ou em pequenos grupos para apresentar os novos colaboradores aos membros da equipe, aos gestores e às principais partes interessadas.
Faça tours virtuais: use o compartilhamento de tela para apresentar escritórios virtuais e mostrar diferentes departamentos, espaços de trabalho e recursos.
Realize sessões de treinamento interativas: use recursos das ferramentas de reuniões em vídeo, como salas simultâneas e enquetes, para criar sessões envolventes e interativas para os novos colaboradores.
Grave e compartilhe as reuniões: grave as reuniões importantes de integração e as sessões de treinamento para que os novos colaboradores possam consultá-las depois em caso de dúvidas ou de alguma informação perdida.
💡Dica de ouro: começar um novo trabalho pode ser estressante - muitas pessoas comparam os primeiros dias a tentar beber água de uma mangueira de incêndio. Use um assistente de reuniões com AI como Supernormal para registrar notas detalhadas das reuniões de integração e compartilhá-las instantaneamente com os novos colaboradores, para que eles possam consultá-las nas primeiras semanas de trabalho.
Ferramentas assíncronas
Ferramentas assíncronas são valiosas para a integração, especialmente quando você trabalha em diferentes fusos horários ou quando os novos colaboradores preferem flexibilidade. Ferramentas como Slack, Microsoft Teams e Twist oferecem canais, threads e outros recursos para facilitar a comunicação assíncrona. Veja algumas táticas para aproveitar ferramentas assíncronas na integração:
Crie canais/threads de integração: estabeleça canais ou threads dedicados às conversas de integração, onde os novos colaboradores possam fazer perguntas, pedir esclarecimentos e receber respostas dos membros da equipe no momento que for mais conveniente.
Compartilhe recursos de integração: use os recursos de compartilhamento de arquivos das ferramentas assíncronas para compartilhar documentos importantes, vídeos e materiais de treinamento, garantindo que os novos colaboradores tenham acesso aos recursos essenciais a qualquer momento.
Estimule a colaboração: promova a colaboração designando colegas ou mentores de integração que possam oferecer orientação e apoio por meio das ferramentas assíncronas, fortalecendo o senso de comunidade.
Faça acompanhamentos regulares: agende acompanhamentos regulares por meio das ferramentas assíncronas para acompanhar o progresso dos novos colaboradores, tratar de qualquer preocupação e oferecer suporte contínuo.
Documentação
A documentação desempenha um papel crucial na integração, pois permite que os novos colaboradores acessem facilmente informações relevantes e materiais de referência. Entre as ferramentas populares de documentação estão Confluence, Notion, Google Docs e Supernormal. Veja algumas táticas para usar ferramentas de documentação durante a integração:
Crie uma base de conhecimento centralizada: construa uma base de conhecimento completa usando ferramentas de documentação, organizando informações sobre políticas, processos, FAQs, boas práticas e trabalhos em andamento da empresa, permitindo que os novos colaboradores acessem informações essenciais no ritmo deles.
💡Dica de ouro: muito trabalho importante acontece em reuniões. Assistentes de AI como Supernormal registram automaticamente as notas das reuniões e as compilam em um local centralizado, onde podem ser compartilhadas com as equipes e os novos membros. Permita que os novos colaboradores acessem as notas de reunião da equipe para que eles possam se atualizar rapidamente.
Desenvolva playbooks de integração: crie playbooks ou guias estruturados de integração que forneçam instruções passo a passo e recursos para os novos colaboradores seguirem ao longo da jornada de integração.
Permita colaboração e feedback: aproveite os recursos colaborativos das ferramentas de documentação para que os novos colaboradores possam contribuir, sugerir melhorias e dar feedback sobre a documentação existente, promovendo aprendizado e melhoria contínuos.
Cronograma de integração
O cronograma de integração vai variar de acordo com o tamanho e a complexidade da empresa. No entanto, a maioria dos programas de integração deve durar pelo menos 30 dias. Os primeiros 30 dias são críticos, pois é nesse período que os novos colaboradores têm mais chances de sair. O processo de integração pode ser dividido em três fases:
Orientação: essa fase normalmente dura um dia e aborda a história, a missão, os valores, os produtos ou serviços, as políticas e os procedimentos, e as ferramentas e os recursos da empresa.
💡Dica de ouro: inclua os fundadores da empresa e executivos de C-level na condução da orientação para que os novos colaboradores possam ouvir diretamente da liderança.
Treinamento: essa fase normalmente dura duas semanas e aborda a função e as responsabilidades específicas do novo colaborador.
Integração: essa fase é contínua e inclui oferecer apoio, feedback e oportunidades para o novo colaborador aprender e crescer.
Um ótimo programa de integração é essencial para preparar novos colaboradores para o sucesso. Ao seguir estas dicas e implementar uma ferramenta de AI como Supernormal, você pode criar um programa de integração que ajudará seus novos colaboradores a se adaptarem rapidamente.
