Imagine a cena: você se senta para elaborar uma proposta para um cliente. Ou um pitch deck. Ou uma estrutura estratégica. Você sabe como sua agência prefere realizar esse tipo de trabalho. Pode até haver um template. Mas você não consegue afastar a sensação de que já fez algo muito parecido antes. Algo excelente, do qual você teve orgulho de apresentar ao cliente. Só que você não se lembra para qual cliente foi ou de qual projeto fazia parte. Ou talvez até lembre, mas ainda assim não consegue encontrar os arquivos. Então, você passa horas se esforçando para entregar o trabalho novamente, suspeitando que, na última vez que o fez, o resultado foi ainda melhor e que o tempo gasto começando do zero é um enorme desperdício.
É assim que a gestão do conhecimento realmente se apresenta em uma agência. Não é uma estratégia abstrata, mas o custo diário de não aproveitar ao máximo o que você já tem. Obter o melhor do trabalho anterior não é um problema novo para as agências, mas a AI está tornando essa questão tanto mais importante quanto muito mais fácil de resolver. Todos têm acesso às mesmas ferramentas de AI, mas essas ferramentas são apenas tão boas quanto o contexto que você fornece a elas. Portanto, um repositório com mais e melhores referências de trabalho cria uma vantagem competitiva sustentável em um mercado que nunca foi tão competitivo. Antes, construir uma base de dados de trabalhos anteriores dependia de que todos na agência arquivassem o material diligentemente e da forma correta. Isso se tornava uma tarefa pendente que frequentemente saía da lista quando prioridades mais urgentes surgiam. Este artigo é um guia prático para liberar o valor do seu trabalho anterior para os clientes atuais, para que você e seus clientes economizem tempo e você maximize o valor de cada crédito de ferramenta de AI investido.
O que de fato é contexto?
Se a gestão do conhecimento costumava significar pastas, padrões de nomenclatura e uma wiki que ninguém atualizava, na era da AI ela significa algo muito mais útil: contexto. "Contexto" e "bom gosto" são os termos do momento, à medida que todos correm para encontrar maneiras de usar a AI para realizar trabalhos diferenciados sem começar do zero todas as vezes, ou sem passar mais tempo escrevendo prompts do que levaria para fazer o trabalho por conta própria. Na prática, existem três tipos de contexto que a maioria das ferramentas de AI precisa para gerar resultados:
O prompt em si. As instruções, exemplos e o enquadramento que você fornece no momento. "Escreva um post para o LinkedIn" versus "Escreva um post para o LinkedIn para líderes de agências, com o meu tom de voz, defendendo X". O segundo fornece mais contexto.
Materiais fornecidos. Documentos, dados, diretrizes de marca, trabalhos anteriores, transcrições de reuniões. Qualquer coisa que você insira para que a AI tenha um histórico sobre a sua situação, em vez do histórico genérico que ela consegue acessar (geralmente da internet).
Contexto ambiental/de sistema. Coisas às quais a AI tem acesso sem que você precise colá-las: ferramentas conectadas (seu CRM, documentos, calendário), histórico de conversas anteriores, conhecimento sobre o seu cargo e preferências.
Escrever um ótimo prompt é uma verdadeira habilidade e, mesmo que você e seus colegas de agência sejam muito bons nisso, é quase impossível fornecer todas as informações cheias de nuances necessárias para entregar um resultado altamente relevante e de grande valor apenas com um prompt. Os materiais fornecidos tornam mais eficiente o envio rápido de muitas informações ricas. No entanto, dá trabalho reunir toda a documentação relevante e fornecê-la a um agente. Fazer isso toda vez que você insere um prompt consome tempo e é repetitivo se o que você está fornecendo for relevante para todas as tarefas daquele cliente.
A grande virada de chave está no terceiro tipo de contexto: o contexto ambiental/de sistema. Ao dar à AI acesso a ferramentas conectadas, documentações de referência sobre clientes e projetos específicos, além de diretrizes e estruturas de toda a agência, você consegue manter as entregas com alta qualidade e alinhadas à marca, sem precisar fornecer novos contextos a todo momento.
O que precisa mudar para liberar o contexto com a AI
Então, como fazer com que sua agência trabalhe de forma consistente a partir do contexto ambiental/de sistema em suas ferramentas? Muitas pessoas investem na criação de um "sistema pessoal de gestão do conhecimento" para ajudar nas tarefas diárias, mas criar um para uma organização inteira pode ser um pouco mais complexo. Aqui estão os passos para estabelecer a base para um uso mais eficaz do contexto:
Passo 1: Auditoria de ferramentas
Onde reside o trabalho da sua agência? Estas são as categorias típicas de ferramentas onde seu contexto já existe:
i) Repositórios de documentos, como Google Drive, Notion ou Dropbox. Esperamos que grande parte da documentação dos seus trabalhos anteriores esteja lá. Não se preocupe se os dados estiverem em múltiplos formatos, como arquivos de vídeo, PDFs, documentos e planilhas. A AI geralmente consegue ler todos eles.
ii) Comunicações escritas com clientes. A agência provavelmente tem uma plataforma de e-mail padrão, geralmente o Gmail ou o Outlook. Normalmente, você também terá uma ferramenta de mensagens, como o Slack ou o Microsoft Teams. Essas são excelentes fontes de informações mais qualitativas, como feedbacks de projetos anteriores que podem orientar o trabalho atual.
iii) Notas de reunião. Se você está lendo este artigo, esperamos que já use uma ferramenta de notas de reunião com AI, como o Supernormal's Notetaker. Se não, talvez você tenha uma alternativa para armazenar os registros das reuniões? As notas de reunião costumam ser uma fonte de contexto qualitativo ainda mais rica do que o e-mail, pois contêm informações tanto sobre a entrega do trabalho quanto sobre a reação dos clientes a ele.
iv) CRM e/ou contas. Isso pode não ser mais complexo do que uma planilha, ou talvez você tenha uma instância completa do Salesforce. O que quer que se adeque ao seu tamanho, você quase certamente tem ferramentas para gerenciar relacionamentos e acompanhar receitas e custos. Esse contexto permite que você sobreponha o contexto de negócios ao seu trabalho, para que a AI possa ajudar a definir prioridades.
v) Ferramentas de design e diretrizes de marca. Talvez você use o Figma, o Canva ou ferramentas especializadas de apresentação como o Pitch. As diretrizes de tom de voz da sua agência e dos clientes podem estar em um documento padrão, mas imagens e padrões de design geralmente ficam em ferramentas de design dedicadas.
vi) Ferramentas de gestão de projetos. Sistemas como Asana, ClickUp, Monday.com ou algo que você mesmo construiu no Notion reúnem todas as informações sobre como o trabalho da sua agência é realmente realizado. Quem trabalha em quê, como você divide os projetos em tarefas e quais prazos são cumpridos ou perdidos.
Passo 2: Organização de dados pontual
Ao auditar suas ferramentas, é provável que você encontre oportunidades para consolidar onde os dados ficam ou perceba que certos tipos de informações não foram capturados de forma consistente. Agora é um bom momento para fazer uma limpeza pontual. Não se preocupe muito em estruturar perfeitamente onde os dados residem. A AI costuma ser melhor do que os humanos para trabalhar com dados não estruturados. No entanto, você provavelmente vai querer uma maneira clara de diferenciar qual contexto se refere a qual cliente e qual se refere especificamente à sua agência. Dessa forma, você garante que nunca usará o contexto inadequado de um cliente para orientar o trabalho de outro.
Após o Passo 2, você deve saber onde seu contexto está e, de forma geral, como ele está estruturado.
Passo 3: Automatize a captura futura
Ao limpar seus diferentes "baldes" de contexto, é normal sentir um pouco de frustração sobre como tudo está bagunçado ou onde podem existir lacunas porque algumas coisas não foram capturadas de forma consistente. Tentar corrigir isso traz retornos decrescentes, então concentre-se em como e onde as informações serão capturadas de agora em diante. A regra que importa é: o conhecimento que você precisa arquivar manualmente nunca é arquivado, mas o conhecimento capturado automaticamente enquanto você trabalha, sim. Certifique-se de que todos na agência estejam usando a mesma ferramenta de notas de reunião e armazenando essas notas de forma consistente, por exemplo.
Como usar um agente de IA com os trabalhos anteriores da sua agência
Agora que você sabe onde seu contexto reside e tem um plano em andamento para mantê-lo atualizado, pode começar a colocá-lo para trabalhar. Cada modelo ou ferramenta de AI terá um nome e uma forma diferente de configurar a conexão entre a ferramenta e o seu contexto, tanto em nível individual quanto organizacional, mas, de modo geral, existem três maneiras de alimentar o contexto da AI:
Como fazer algo. Pense nisso como um tipo de prompt permanente. Você dá à AI contexto sobre como sua agência prefere fazer as coisas, por exemplo, diretrizes de tom de voz ou uma estrutura estratégica que você sempre usa. O Claude chama isso de "Skills", mas outras ferramentas podem usar outros termos, por exemplo, "Diretrizes de Design" em uma ferramenta de design. Pense nesse tipo de contexto como uma forma de evitar ter que escrever a mesma coisa na caixa de prompt repetidas vezes.
Exemplos para orientar os resultados. Quando você quer que a ferramenta faça referência a trabalhos anteriores, você pode conectar um conjunto amplo de contextos para orientar a entrega. Você não está dizendo à AI como fazer algo, mas sim dando exemplos para ajudar a guiar o trabalho dela, exatamente como faria com um colega ao passar o briefing de um novo projeto. É aqui que o trabalho finalizado ganha uma segunda vida. Trate seus melhores briefings, propostas e relatórios como templates e materiais de referência, não como tarefas únicas.
Permissão para executar em ferramentas. Além de fornecer diretrizes e histórico sobre o trabalho, você também pode dar permissão para a AI editar coisas em outras ferramentas. Por exemplo, você pode dizer para a AI atualizar seu CRM com base em uma chamada recente de um cliente. Com esse tipo de conexão, você fecha o ciclo, e os agentes podem continuar construindo seu contexto, além de consultá-lo para produzir trabalhos melhores.
Para cada ferramenta de AI com a qual sua agência está trabalhando, decida qual tipo de conector você deseja implementar e qual contexto deve ser referenciado em cada local. Pense em quais conectores devem estar disponíveis para todos os membros da equipe e quais serão de responsabilidade de configuração de cada usuário individualmente. A ilustração de cabeçalho deste post de blog pode ajudar você a estruturar esse raciocínio.
A maioria das ferramentas de AI possui uma forma de manter certos fluxos de trabalho e, portanto, contextos de trabalho separados. Tanto no ChatGPT quanto no Claude, isso é chamado de "Project". Para agências, costuma ser extremamente importante manter o contexto de um cliente separado do outro. Clientes mais criteriosos podem até ter cláusulas sobre isso em seus contratos com você. Determine quem na agência é responsável por manter e monitorar a configuração de Projects em suas ferramentas e garanta que as barreiras entre os contextos dos clientes sejam o mais imunes possível ao erro humano natural.
Como realmente implementar essa mudança na sua agência
Como ocorre com qualquer mudança de fluxo de trabalho, desenhar as melhores práticas é mais fácil do que implementá-las. Você e seus colegas têm hábitos existentes, e eles talvez precisem mudar para que vocês comecem a colher os benefícios de referenciar o contexto da agência com AI. Líderes de agências com quem conversamos trouxeram os seguintes conselhos para quem está estabelecendo novas formas de trabalhar com AI:
Comece pequeno. Realize um projeto piloto com um cliente ou equipe para testar o que funciona antes de implementar os novos processos em toda a agência.
Trabalhe a favor, e não contra, as preferências da equipe. Se os membros da equipe adoram usar uma determinada ferramenta, forçá-los a adotar uma nova provavelmente não funcionará. Ajude as pessoas a usarem o contexto de forma mais eficaz onde elas já gostam de trabalhar.
Torne as coisas visíveis e sociais. Crie rituais de equipe que demonstrem como o trabalho foi feito utilizando o contexto da agência, e não apenas o resultado final. Incentive as pessoas a mostrarem tanto os erros quanto os acertos, para que toda a equipe possa aprender.
Os líderes precisam dar o exemplo. Certifique-se de que a liderança também esteja demonstrando seus fluxos de trabalho e seguindo as novas formas de trabalhar que integram a AI alimentada por contexto.
Cuidado com o que você mede. As horas faturáveis não são mais a principal métrica de valor no mundo das agências, e todo o objetivo de usar a AI de forma mais eficaz é melhorar as margens da agência ao desvincular o valor gerado para o cliente do tempo gasto. Monitorar o uso de créditos também pode ser contraproducente. Pense no que você está celebrando na sua agência e nas implicações práticas para a progressão de carreira e recompensas financeiras da equipe.
A oportunidade da sua agência para aproveitar melhor a AI
A AI está transformando o modelo de negócios das agências e gerando muita incerteza. Quando as margens estão apertadas e o crescimento está difícil de alcançar, é natural temer novas formas de trabalhar. Mas a AI oferece às agências uma enorme oportunidade: transformar trabalhos anteriores em uma vantagem competitiva sustentável. Estudos de caso de campanhas anteriores podem ter ajudado você a vencer concorrências no passado; agora, esse mesmo trabalho pode ajudar você a entregar entregas com mais qualidade e diferenciação no futuro também. Há uma razão pela qual a Y Combinator, a aceleradora de startups mais prestigiada do mundo, está agora aceitando inscrições de agências nativas de AI. O ativo já está aí, guardado no seu Drive, na sua caixa de entrada e nas suas notas de reunião. Agora você pode transformar esses arquivos em combustível.
Procurando a maneira mais fácil de começar? Experimente o Supernormal's free meeting notetaker e use um agente de IA com acesso a todo esse contexto de reuniões para realizar os próximos passos por você.
