Todos nós já passamos por isso - uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Embora as reuniões sejam críticas para a realização do trabalho, nossa abordagem a elas se tornou menos rigorosa na era do trabalho remoto e híbrido. Em muitos casos, as reuniões não têm um objetivo ou agenda, ninguém faz anotações e as tarefas são esquecidas. Essa falta de rigor está aumentando o excesso de reuniões e os trabalhadores estão sentindo isso. Uma pesquisa recente da Zippia descobriu que as organizações passam cerca de 15% do tempo em reuniões, com pesquisas mostrando que 71% dessas reuniões são consideradas improdutivas.
Para garantir que suas reuniões sejam um bom uso do tempo, reunimos algumas melhores práticas para reuniões e coisas que você pode fazer antes, durante e depois de uma reunião para que suas reuniões não sejam ruins.
Comece com o Objetivo
Antes de agendar uma reunião, é imprescindível ser claro sobre o objetivo ou resultado desejado da reunião. Isso ajudará você a planejar como gastar seu tempo através da agenda da reunião. As reuniões geralmente se enquadram em uma das três categorias:
Tomada de Decisão: Reuniões projetadas para reunir as pessoas certas e cobrir as informações apropriadas para tomar uma decisão coletiva.
Compartilhamento de Informações: Reuniões projetadas para compartilhar informações entre grupos ou indivíduos.
Brainstorming: Reuniões projetadas para gerar novas ideias ou soluções.
💡Dica Pro: Rotule sua reunião como seu objetivo no convite para que todos saibam o motivo da reunião.
Seja Cuidadoso com os Participantes
Para que uma reunião seja produtiva, você precisa ter as pessoas certas - e apenas as pessoas certas - na sala. Com muitas pessoas, é difícil manter o foco de todos. Com poucas, você pode não ter os tomadores de decisão ou interessados certos na sala. Considere as seguintes categorias para garantir que você inclua as pessoas certas:
Principais tomadores de decisão sobre as questões
Aqueles necessários para implementar decisões sobre as questões
Pessoas com interesse, compromisso ou participação nas questões, ou cuja capacidade de fazer seu trabalho é afetada pelo resultado
Qualquer pessoa com informações sobre, conhecimento de, e expertise nas questões
💡Dica Pro: Diferencie participantes obrigatórios e opcionais e os rotule no convite para que todos possam se planejar adequadamente.
Crie uma Agenda
Uma agenda eficaz define expectativas para o que deve acontecer antes e durante uma reunião. Ajuda os participantes a se prepararem, estrutura o tempo de forma apropriada e alinha todos no tópico e resultado. Para criar uma agenda, organize a discussão identificando o que precisa ser abordado, em que sequência, por quem e por quanto tempo.
💡Dica Pro: Tempere cada item da agenda e marque a reunião para apenas o tempo necessário, ajustando o tempo se for uma reunião recorrente.
Mantenha o Foco
Toda reunião deve ter um facilitador cujo trabalho é manter o foco e estimular conversas produtivas. O facilitador da reunião não é um tomador de decisão ou parte interessada nas questões discutidas. Eles são imparciais em relação ao resultado e são capazes de facilitar a reunião para que todos os pontos de vista sejam ouvidos e todos os ângulos sejam explorados.
Tire Notas
As notas da reunião fornecem um registro de detalhes importantes e tarefas de uma reunião. Elas são úteis para dois tipos de stakeholders: participantes e não-participantes da reunião.
As notas da reunião são um registro útil para os participantes acompanharem o que aconteceu na reunião e o que precisam fazer após a reunião. Como participante da reunião, você pode voltar às notas a qualquer momento para revisitar o que foi discutido e um resumo das tarefas que você precisa completar ou acompanhar.
As notas da reunião também são úteis para não-participantes. Muitos trabalhadores têm FOMO de reunião (medo de perder algo). Ao tirar e compartilhar as notas da reunião, as organizações podem aumentar a transparência e os trabalhadores não precisam se preocupar em perder algo importante.
💡Dica Pro: Com os avanços recentes em IA, é mais fácil do que nunca tirar e compartilhar notas de reunião. Aplicativos alimentados por IA, como Supernormal, podem participar de reuniões e tirar notas detalhadas para que você não precise mais de um anotador dedicado. As notas do Supernormal vêm com uma transcrição completa, um resumo e tarefas e compilam todas as suas notas de reunião em um só lugar para que você não precise folhear o calendário ou buscar documentos para encontrá-las.
Alinhe-se nas Tarefas
Como saímos da reunião é tão importante quanto como entramos nela. Para garantir que todos estejam alinhados sobre o que vem a seguir, reserve tempo na agenda para cobrir e designar tarefas.
As tarefas são os próximos passos específicos que você decidiu tomar na reunião. Elas devem estar vinculadas a indivíduos específicos e datas. Antes do término da reunião, revisite todas as tarefas, quem é responsável por cada uma e seus prazos.
Aproveite o Calendário
Uma ótima cultura de reuniões começa com o calendário. Quando usado em seu potencial, o calendário pode ser uma ferramenta para agendar reuniões, se preparar para elas e rastrear o conteúdo que delas surge. Basta registrar todas as informações das reuniões nos convites de calendário, incluindo o objetivo, agenda, participantes (opcionais e obrigatórios), materiais de leitura prévia e link para as notas.
Com todas as informações centralizadas em um só lugar, as pessoas podem usar o calendário para se preparar para as próximas reuniões, manter-se atualizadas sobre o que acontece nas reuniões e acompanhar as tarefas que delas surgem.
💡Dica Pro: Assim que você e sua equipe começarem a registrar os dados das reuniões no calendário, use o calendário para se preparar para reuniões previamente. Reserve tempo todos os dias para passar pelos convites do calendário, escanear as agendas e revisar materiais de leitura prévia para decidir como você deseja se apresentar e que pontos deseja destacar em cada reunião.
Melhore Suas Reuniões com o Supernormal
Reuniões não precisam ser ruins. Com uma abordagem atenciosa e rigorosa, elas podem ser pontos de contato produtivos onde decisões são tomadas, ideias geniais emergem e os laços da equipe são fortalecidos.
Com o Supernormal, você pode tirar e compartilhar notas detalhadas da reunião sem levantar um dedo, o que resulta em conversas mais ricas na reunião e mais transparência fora dela.
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