Todos nós já vivemos isso — uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Embora as reuniões sejam fundamentais para a forma como o trabalho acontece, nossa abordagem a elas ficou menos rigorosa na era do trabalho remoto e híbrido. Em muitos casos, as reuniões não têm objetivo nem pauta, ninguém faz anotações e os itens de ação são esquecidos. Essa falta de rigor está aumentando o excesso de reuniões, e as pessoas estão sentindo isso. Uma pesquisa recente da Zippia mostrou que as organizações gastam cerca de 15% do tempo em reuniões, e pesquisas indicam que 71% dessas reuniões são consideradas improdutivas.
Para garantir que suas reuniões sejam um bom uso do tempo, reunimos algumas boas práticas e ações que você pode adotar antes, durante e depois de uma reunião para que suas reuniões não sejam um desperdício.
Comece pelo objetivo
Antes de marcar uma reunião, é essencial ter clareza sobre o objetivo ou resultado desejado da reunião. Isso vai ajudar você a definir como vai usar seu tempo por meio da pauta da reunião. As reuniões geralmente se encaixam em uma de três categorias:
Tomada de decisão: Reuniões planejadas para reunir as pessoas certas e abordar as informações adequadas para tomar uma decisão em conjunto.
Compartilhamento de informações: Reuniões planejadas para compartilhar informações entre grupos ou pessoas.
Brainstorming: Reuniões planejadas para gerar novas ideias ou soluções.
💡Dica profissional: identifique a reunião pelo objetivo no convite da reunião para que todos saibam por que estão se reunindo.
Tenha atenção aos participantes
Para uma reunião ser produtiva, você precisa ter as pessoas certas — e apenas as pessoas certas — na sala. Com gente demais, fica difícil manter todo mundo focado. Com gente de menos, talvez você não tenha os tomadores de decisão ou as partes interessadas certas na sala. Considere as categorias abaixo para garantir que você inclua as pessoas certas:
Principais tomadores de decisão sobre os temas
Quem precisa implementar as decisões sobre os temas
Pessoas com interesse, compromisso ou participação nas questões, ou cuja capacidade de fazer seu trabalho seja afetada pelo resultado
Qualquer pessoa com informações, conhecimento ou experiência sobre os temas
💡Dica profissional: diferencie participantes obrigatórios e opcionais e identifique-os no convite da reunião para que todos possam se planejar.
Crie uma pauta
Uma pauta eficaz define as expectativas sobre o que deve acontecer antes e durante a reunião. Ela ajuda os participantes a se preparar, organiza o tempo de forma adequada e alinha todo mundo sobre o tema e o resultado esperado. Para criar uma pauta, organize a discussão identificando o que precisa ser abordado, em que sequência, por quem e por quanto tempo.
💡Dica profissional: reserve tempo para cada item da pauta e defina a reunião apenas para o tempo de que você precisa; ajuste a duração se ela for recorrente.
Mantenha tudo no rumo
Toda reunião deve ter uma pessoa responsável por facilitar, cuja função é manter tudo no rumo e estimular conversas produtivas. Essa pessoa não é tomadora de decisão nem parte interessada nas questões discutidas. Ela é imparcial em relação ao resultado e consegue conduzir a reunião para que todos os pontos de vista sejam ouvidos e todos os ângulos sejam explorados.
Tome notas
As anotações da reunião registram detalhes importantes e itens de ação de uma reunião. Elas são úteis para dois tipos de partes interessadas: participantes da reunião e pessoas que não participaram.
As anotações da reunião são um registro útil para os participantes acompanharem o que aconteceu na reunião e o que precisam fazer depois dela. Como participante, você pode voltar às anotações a qualquer momento para relembrar o que foi discutido e revisar os itens de ação que precisa concluir ou acompanhar.
As anotações da reunião também são úteis para quem não participou. Muitas pessoas têm FOMO de reunião (medo de ficar de fora). Ao registrar e compartilhar as anotações, as organizações aumentam a transparência e as pessoas não precisam se preocupar em perder algo importante.
💡Dica profissional: com os avanços recentes em AI, ficou mais fácil do que nunca registrar e compartilhar anotações de reunião. Apps com tecnologia de AI como Supernormal podem entrar nas reuniões e fazer anotações detalhadas, então você não precisa mais de uma pessoa dedicada a isso. As anotações do Supernormal vêm com transcrição completa, resumo e itens de ação, e reúnem tudo em um só lugar para que você não precise vasculhar o calendário ou procurar em documentos para encontrá-las.
Alinhe os itens de ação
A forma como você sai da reunião é tão importante quanto a forma como você entra nela. Para garantir que todos estejam alinhados sobre o próximo passo, reserve tempo na pauta para revisar e atribuir os itens de ação.
Itens de ação são os próximos passos específicos que vocês decidiram assumir na reunião. Eles devem estar vinculados a pessoas e datas específicas. Antes de a reunião terminar, revise todos os itens de ação, quem é responsável por cada um e seus prazos.
Aproveite o calendário
Uma boa cultura de reuniões começa no calendário. Quando usado em todo o seu potencial, o calendário pode ser uma ferramenta para marcar reuniões, se preparar para elas e acompanhar o conteúdo que surge delas. Basta registrar todas as informações da reunião no convite do calendário, incluindo objetivo, pauta, participantes (opcionais e obrigatórios), materiais de leitura prévia e o link das anotações.
Com todas as informações centralizadas em um só lugar, as pessoas podem usar o calendário para se preparar para as próximas reuniões, ficar por dentro do que acontece nelas e acompanhar os itens de ação que surgem das reuniões.
💡Dica profissional: depois que você e seu time começarem a registrar os dados das reuniões no calendário, use o calendário para se preparar para elas com antecedência. Reserve um tempo todos os dias para revisar os convites do calendário, analisar as pautas e os materiais de leitura prévia para decidir como você quer participar e quais pontos quer levantar em cada reunião.
Melhore suas reuniões com Supernormal
As reuniões não precisam ser um desperdício. Com uma abordagem cuidadosa e rigorosa, elas podem ser pontos de contato produtivos, onde decisões são tomadas, ideias brilhantes surgem e os laços da equipe se fortalecem.
Com Supernormal, você pode registrar e compartilhar anotações detalhadas de reuniões sem levantar um dedo, o que torna as conversas na reunião mais ricas e aumenta a transparência fora dela.
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