Todos nós já passamos por isso — uma reunião que poderia ter sido um e-mail. Embora as reuniões sejam fundamentais para o andamento do trabalho, nossa abordagem com elas se tornou menos rigorosa na era do trabalho remoto e híbrido. Em muitos casos, as reuniões não têm um objetivo ou pauta, ninguém faz anotações e as tarefas pendentes são esquecidas. Essa falta de rigor está aumentando o excesso de reuniões, e os profissionais estão sentindo isso. Uma pesquisa recente da Zippia revelou que as organizações passam cerca de 15% do tempo em reuniões, e as pesquisas mostram que 71% dessas reuniões são consideradas improdutivas.
Para garantir que suas reuniões sejam um bom uso do tempo, reunimos algumas das melhores práticas e coisas que você pode fazer antes, durante e depois de uma reunião para que elas parem de ser uma perda de tempo.
Comece pelo Objetivo
Antes de agendar uma reunião, é fundamental ter clareza sobre o objetivo ou o resultado desejado. Isso ajudará você a planejar como aproveitar seu tempo por meio da pauta da reunião. Em geral, as reuniões se enquadram em uma de três categorias:
Tomada de decisão: Reuniões planejadas para reunir as pessoas certas e abordar as informações adequadas para, coletivamente, tomar uma decisão.
Compartilhamento de informações: Reuniões com o objetivo de compartilhar informações entre grupos ou pessoas.
Brainstorming: Reuniões criadas para gerar novas ideias ou soluções.
💡Dica Extra: Defina o objetivo da reunião no próprio título do convite para que todos saibam o motivo do encontro.
Seja Criterioso com os Convidados
Para que uma reunião seja produtiva, você precisa contar com as pessoas certas — e apenas as certas — na sala. Com gente demais, fica difícil manter o foco coletivo. Com pouca gente, você pode não ter os tomadores de decisão ou os principais interessados presentes. Considere as seguintes categorias para garantir que você está incluindo as pessoas certas:
Tomadores de decisão fundamentais para os temas abordados
Responsáveis pela implementação das decisões tomadas sobre os temas
Pessoas interessadas, comprometidas ou impactadas pelos temas, ou aquelas cuja capacidade de realizar seu trabalho é afetada pelo resultado
Qualquer pessoa que tenha informações, conhecimento e experiência sobre os assuntos
💡Dica Extra: Diferencie os convidados obrigatórios dos opcionais e sinalize isso no convite para que todos possam se planejar adequadamente.
Crie uma Pauta
Uma pauta eficaz define as expectativas sobre o que deve acontecer antes e durante uma reunião. Ela ajuda os participantes a se prepararem, estrutura o tempo de forma adequada e alinha todos no assunto e resultado esperado. Para criar uma pauta, organize a discussão identificando o que precisa ser abordado, em qual sequência, por quem e por quanto tempo.
💡Dica Extra: Cronometre cada item da pauta e agende a reunião apenas pelo tempo necessário, ajustando a duração se for um encontro recorrente.
Mantenha o Foco
Toda reunião deve ter um facilitador para manter o foco e incentivar discussões produtivas. O facilitador da reunião não toma decisões nem é parte interessada nos temas em debate. Ele deve ser neutro em relação ao resultado final e capaz de conduzir o encontro para que todos os pontos de vista e ângulos sejam explorados.
Faça Anotações
Anotações de reunião registram detalhes importantes e tarefas pendentes do encontro. Elas são úteis para dois tipos de stakeholders: os participantes presentes e os que não puderam comparecer.
Para quem participa, as anotações ajudam a monitorar tudo o que aconteceu no encontro e os próximos passos. Como participante, você pode revisar as notas a qualquer momento para refrescar a memória sobre o que foi discutido e recapitular as tarefas que precisa concluir ou acompanhar.
Essas notas também são valiosas para quem não compareceu. Muitos profissionais sofrem com o FOMO (medo de estar perdendo algo) de reuniões. Ao registrar e compartilhar as notas das reuniões, as agências aumentam a transparência, e ninguém precisa se preocupar em perder informações essenciais.
💡Dica Extra: Com os recentes avanços da IA, está mais fácil do que nunca registrar e compartilhar as notas das suas reuniões. Aplicativos com tecnologia de IA, como a Supernormal, podem entrar nas reuniões e fazer anotações detalhadas automaticamente para que você não precise mais de alguém focado apenas em registrar tudo. As notas da Supernormal incluem transcrição completa, resumo e atribuição de tarefas, centralizando tudo em um só lugar para você não perder tempo buscando em sua agenda ou documentos.
Alinhe as Próximas Ações
A forma como encerramos a reunião é tão importante quanto o início de tudo. Para garantir que todos estejam alinhados com os próximos passos, reserve um tempo na pauta para analisar e definir os responsáveis pelas tarefas.
As tarefas pendentes são ações específicas que vocês decidiram realizar na reunião. Elas devem ser atribuídas a pessoas e datas específicas. Antes da reunião terminar, repasse cada uma das ações pendentes, defina quem é o responsável por ela e estabeleça os prazos de entrega.
Aproveite a Agenda
Uma excelente cultura de reuniões começa pela agenda. Quando bem explorada, ela serve como ferramenta para marcar as reuniões, auxiliar nos preparativos e acompanhar o conteúdo gerado por elas. Basta incluir todas as informações do encontro no próprio convite da agenda: objetivo, pauta, convidados (obrigatórios e opcionais), leituras prévias e o link com as anotações do encontro.
Com todas as informações centralizadas em um só lugar, a equipe pode usar a agenda para se preparar para os próximos encontros, acompanhar o andamento dos projetos e monitorar as pendências das reuniões passadas.
💡Dica Extra: Quando você e sua equipe começarem a registrar as informações no calendário, usem a agenda para se preparar. Reserve alguns minutos todos os dias para analisar seus convites, ler as pautas planejadas e revisar o material prévio para decidir como você pretende contribuir e quais pontos fundamentais deseja levantar em cada uma das reuniões.
Melhore Suas Reuniões com a Supernormal
As reuniões não precisam ser cansativas e improdutivas. Com planejamento e uma abordagem rigorosa, elas se tornam momentos de colaboração essenciais em que decisões são tomadas, grandes ideias surgem e o entrosamento do time se fortalece.
Com a Supernormal, você pode gerar e compartilhar anotações de reunião detalhadas de forma automatizada, permitindo uma interação muito mais rica durante as conversas e maior transparência corporativa fora das salas.
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