O constante fluxo de e-mails. Notificações do Slack. Aquele vizinho cujo cachorro late constantemente. Na era do trabalho híbrido e remoto, é fácil se distrair e perder detalhes importantes. É aí que a escuta ativa entra em cena. A escuta ativa permite que você corte o barulho e conecte-se melhor com seus colegas e clientes.
Aqui, exploraremos como a escuta ativa funciona, por que é vital no local de trabalho e técnicas para se tornar um melhor ouvinte. Também sugeriremos ferramentas digitais que apoiam a escuta ativa.
O que é escuta ativa?
Escuta ativa é o processo de estar atento e engajado ao ouvir alguém.
“Se estamos escutando ativamente, estamos inclinados para frente”, diz Heather R. Younger, autora de The Art of Active Listening, em um vídeo compartilhado em seu canal do YouTube. “Estamos removendo nossos filtros. Estamos buscando servir [o palestrante], não apenas tirar algo daqui.”
Os psicólogos Carl Rogers e Richard Farson introduziram o termo “escuta ativa” em 1957. Em um excerto de seu livro, eles afirmam que a escuta ativa permite que as pessoas “se tornem mais emocionalmente maduras, mais abertas às suas experiências, menos defensivas, mais democráticas e menos autoritárias.”
Rogers acabou definindo os “A’s” da escuta ativa. Embora haja diferentes interpretações desta lista, nos referiremos a três “A” como:
Atitude: Bons ouvintes são mente aberta. Eles ouvem sem julgamento e não interrompem.
Atenção: Bons ouvintes estão presentes e mostram aos palestrantes que valorizam sua mensagem.
Ajuste: Bons ouvintes são flexíveis. Eles podem alterar seu estilo de comunicação para se adequar ao palestrante.
Obstáculos à escuta ativa
Embora a maioria de nós pretenda ser ouvintes ativos, isso pode ser desafiador. Um artigo publicado pela Boston University destaca quatro barreiras importantes à escuta ativa, incluindo:
Correção: Ouvintes pulam para resolver o problema do palestrante—diagnosticando o conflito ou dando conselhos—sem entender totalmente o que o palestrante está vivenciando.
Avaliação: Ouvintes se distraem por seus preconceitos. Isso pode se parecer com tomar partido ou usar linguagem crítica.
Desvio: Ouvintes tendem a se concentrar em suas próprias agendas ou mudar de assunto.
Interrupção: Ouvintes compartilham suas opiniões sem deixar o palestrante terminar seu pensamento. A interrupção também pode acontecer quando permitimos distrações ou reagimos a elas.
Quais são os benefícios da escuta ativa no local de trabalho?
A comunicação eficaz é essencial em qualquer local de trabalho. E com o aumento dos ambientes de trabalho híbridos e remotos, habilidades interpessoais como a escuta ativa se tornaram ainda mais críticas. Os benefícios da escuta ativa incluem:
Colaboração aprimorada
A escuta ativa permite que equipes construam fortes relações de trabalho. Mostra respeito e constrói confiança entre colegas. E as equipes podem garantir que capturam todos os pontos de vista.
“Muitas vezes, diferentes perspectivas são negligenciadas, especialmente quando não estão alinhadas com os gerentes,” escreve Melanie Ammerman, cofundadora da VaVa Virtual Assistants, em um artigo recente da Forbes.
Aumento da produtividade
Usando a escuta ativa, as equipes podem reduzir mal-entendidos e melhorar a resolução de conflitos, levando a decisões mais eficazes e eficientes.
Melhoria no atendimento ao cliente
A escuta ativa não só beneficia os stakeholders internos. Também é essencial para funções voltadas ao cliente. Ao empregar a escuta empática, os funcionários podem criar uma experiência mais personalizada e impulsionar as vendas.
Como é a escuta ativa no local de trabalho?
A escuta ativa requer que os colegas mostrem interesse na mensagem do palestrante e demonstrem empatia. De acordo com o mesmo relatório da Boston University, a escuta ativa ocorre de quatro maneiras.
Parafrasear
Ao parafrasear, o ouvinte transmite sua compreensão dos pontos principais do palestrante reformulando-os em suas próprias palavras. Por exemplo:
Palestrante: Estou me sentindo sobrecarregado por este projeto. Há tanto a fazer, e o prazo é apenas daqui a uma semana.
Ouvinte: Parece que você está se sentindo estressado por este projeto e preocupado com o cumprimento do prazo.
Esclarecendo
O ouvinte identifica tópicos que podem não ter sido claros e permite que o palestrante os elabore. Ao esclarecer, o ouvinte evita mal-entendidos. Por exemplo:
Palestrante: Você pode terminar o projeto até o final da semana?
Ouvinte: Quando você diz “final da semana”, você quer dizer até o final do expediente de sexta-feira, ou precisa em um horário específico?
Refletir
Ao refletir, um ouvinte resume os pontos principais, verifica a compreensão e empatiza com o palestrante. Por exemplo:
Palestrante: Não tenho certeza se entendo o novo sistema de gerenciamento de projetos. Estou preocupado em esquecer algo ou atualizar projetos incorretamente.
Ouvinte: Parece que você se sente inseguro sobre a nova plataforma e pode precisar de recursos adicionais. Está correto?
Sumarizar
Sumarizar refere-se a capturar a ideia principal do palestrante em uma declaração breve. Esta resposta pode ser útil quando o palestrante apresentou muita informação. Ao resumir, os ouvintes podem organizar seu aprendizado e identificar áreas para esclarecimento. Por exemplo:
Palestrante: Acho que devemos considerar contratar mais pessoal para atender nossas metas de vendas. Estamos atualmente atrasados em nossos objetivos trimestrais. Nossos representantes de vendas também não têm tempo para inserir informações em nosso sistema de gerenciamento de clientes (CMS).
Ouvinte: Se entendi corretamente, você sugere contratar mais pessoal para garantir que alcancemos nossas metas. Nossos representantes de vendas também não têm tempo para inserir dados em nosso CMS. Está correto?
5 técnicas para melhorar suas habilidades de escuta ativa
Você pode usar várias técnicas de escuta ativa para aprimorar sua capacidade de entender, processar e responder de forma ponderada a colegas e clientes. Aqui estão cinco dicas para aprimorar suas habilidades de escuta ativa no local de trabalho.
Elimine distrações: Se você estiver fisicamente em uma reunião, feche o laptop e retire o telefone da mesa. Em reuniões virtuais, crie um ambiente tranquilo, silencie notificações e evite multitarefas..
Ouça mais do que fala: Fique atento aos seus hábitos de fala para garantir que você não está dominando a conversa. Incentive os outros a falar e faça perguntas abertas.
Evite interromper: Deixe o palestrante terminar seu pensamento antes de responder. Se você estiver preocupado em esquecer uma pergunta, faça uma anotação rápida. Se estiver falando virtualmente, use a caixa de bate-papo para anotar sua pergunta.
Use pistas verbais e não-verbais: Acene com a cabeça, mantenha contato visual com a pessoa que está falando e monitore suas expressões faciais. Concentre-se em sua linguagem corporal para indicar que está prestando atenção (por exemplo, evite inquietação, pratique boa postura e inclina-se para frente). Você também pode usar algumas frases verbais como “Entendi” ou “Hmm” como reconhecimento.
Use ferramentas de videoconferência durante reuniões virtuais: Ligue sua câmera sempre que possível para aumentar a comunicação não verbal durante reuniões virtuais. Você também pode usar reações de emoji—como a reação de aplausos para indicar concordância—para sinalizar que os colegas têm sua total atenção.
3 ferramentas que tornam a escuta ativa mais fácil no local de trabalho
A tecnologia continua a revolucionar a forma como trabalhamos, incluindo o aprimoramento de nossas habilidades de comunicação. Aqui estão três ferramentas para ajudar os funcionários a melhorar suas habilidades de escuta ativa e engajar-se em conversas significativas.
1. Supernormal
Descrição da imagem: A plataforma Supernormal permite que os usuários leiam notas automatizadas ou a transcrição de uma reunião.
Supernormal é uma ferramenta de anotação alimentada por IA confiada por mais de 50.000 pessoas.
Principais recursos:
Gravação de áudio e vídeo: O bot da Supernormal, Norm, grava e transcreve reuniões.
Integração de calendário: O Supernormal participará automaticamente e gravará qualquer reunião.
Gerar notas de reunião: O Supernormal gera notas de reunião, resume os principais pontos ou perguntas e identifica itens de ação.
Vantagens:
Os usuários podem buscar reuniões, notas e transcrições na plataforma Supernormal.
Supernormal pode gravar, transcrever conversas e gerar notas de reunião em diferentes idiomas, incluindo inglês, francês, espanhol, alemão e português.
Supernormal funciona com Zoom, Microsoft Teams e Google Meet.
Preços: Nosso plano Starter é gratuito para sempre. O plano Pro começa a partir de $24 por mês para cinco usuários.
2. Krisp
Fonte da imagem: Krisp
Krisp é uma plataforma de cancelamento de ruído que melhora a comunicação online.
Principal recurso:
Cancelamento de ruído de fundo: Krisp detecta e remove todos os ruídos de fundo gerados por você ou seus participantes.
Resumo da chamada: Krisp exibe insights em tempo real, incluindo o tempo de fala de cada participante e a duração da reunião.
Notas de reunião: Krisp transcreve e resume reuniões.
Vantagens:
A plataforma é compatível com qualquer headset, microfone ou alto-falante em desktops ou laptops Mac ou Windows.
As integrações de calendário garantem que o Krisp participe automaticamente de reuniões.
Os usuários podem compartilhar notas de reuniões com colegas.
Desvantagens:
Krisp só pode transcrever em inglês.
Preços: Eles têm um plano gratuito e o plano Pro custa $12 por mês por assento.
3. Mural.co
Fonte da imagem: Mural
Mural melhora a colaboração com ferramentas de brainstorming digital.
Principais recursos:
Espaço de colaboração: Use notas adesivas, mapeamento, diagramas, ícones, GIFs e imagens para gerar ideias.
Modelos: Organize sua sessão de brainstorming com centenas de modelos.
Compartilhe murais: Distribua murais e receba feedback adicional mesmo após a reunião terminar.
Vantagens:
Defina limites de tempo para cada tarefa de brainstorming para ajudar as equipes a se manterem focadas.
O modo privado permite que os colegas façam brainstorming individualmente antes de compartilhar com o grupo, evitando o pensamento de grupo.
As empresas podem escolher entre mais de 40 integrações para expandir a funcionalidade ou construir suas próprias integrações com o Mural API.
Desvantagens:
A plataforma tem uma curva de aprendizado acentuada.
Preços: Há um plano gratuito. O plano Team+ custa $12 por membro por mês. O plano Business custa $17,99 por membro por mês. O plano Business é cobrado anualmente.
Melhore suas habilidades de escuta ativa com Supernormal
A escuta ativa pode melhorar a colaboração, aumentar a produtividade e aprimorar a tomada de decisões. Mas, enquanto a maioria dos funcionários deseja ser ouvintes eficazes, isso nem sempre é fácil. É aí que o Supernormal pode ajudar.
Com o Supernormal, os participantes das reuniões não precisam se preocupar em tomar notas ou perder detalhes essenciais. Em vez disso, eles podem eliminar a multitarefa, permanecer engajados e tornar as reuniões mais produtivas.
Inscreva-se hoje e ganhe 1.000 minutos de anotações AI gratuitas e participe de escuta ativa em todas as reuniões.
Junte-se a mais de 700 mil organizações que utilizam o Supernormal
Conclua seu trabalho com clientes num flash com agentes de IA para reuniões e trabalho de projetos.