Introdução
Reuniões podem ser uma das partes mais importantes de qualquer equipe ou organização. Elas são uma maneira de reunir pessoas, compartilhar ideias e encontrar soluções para problemas. Mas se você está encarregado de fazer a ata da reunião, pode ser difícil saber por onde começar. E se você nunca fez uma ata de reunião antes, isso pode parecer uma tarefa assustadora. No entanto, uma vez que você aprenda como elas funcionam e quais informações incluem – bem como por que são importantes – verá que escrevê-las é mais fácil do que pensa!
O que são atas de reunião?
Atas de reunião são um registro escrito das decisões tomadas, ações realizadas e resultados de uma reunião. Também são uma documentação sobre o que foi discutido e decidido. Elas podem ser preparadas por qualquer pessoa que assistiu à reunião, mas na maioria dos casos é melhor que alguém tome as notas para que você não se distraia enquanto participa da reunião em si.
Por que são chamadas de "atas de reunião"
Há uma razão pela qual o termo "atas de reunião" é usado para se referir ao registro de uma reunião oficial. O nome na verdade não tem nada a ver com tempo. A palavra atas vem do latim para detalhes "minutia". O termo "atas de reunião" surgiu no século XVIII significando pequenas anotações ou notas, que se associaram a registros escritos oficiais do que ocorreu durante um evento, como uma assembleia pública ou reunião do conselho municipal.
Qual é o propósito das atas de reunião?
As atas de reuniões servem a uma variedade de propósitos. O mais comum é documentar as decisões tomadas em uma reunião, mas também podem ser usadas para:
Registrar o que aconteceu durante a reunião.
Fornecer um registro da reunião para referência futura.
Ajudar com a responsabilidade (ou seja, garantir que as pessoas sejam responsabilizadas por suas ações).
Ajudar com o acompanhamento e o retorno para aqueles que não estavam presentes na reunião.
Por que as atas de reunião são importantes?
As atas de reunião são um registro das decisões, ações e discussões ocorridas durante uma reunião. Elas proporcionam um entendimento claro do que foi acordado e quem é responsável por acompanhar os itens de ação.
O formato padrão para atas de reunião
Sempre inclua a data, hora e local da reunião. Use um formato consistente para essa informação para que possa facilmente acompanhar datas em seus registros. Por exemplo: “Reunião realizada às 15:00, 21 de fevereiro de 2022, na Sala 108 do Edifício A no campus.”
As atas devem capturar itens de ação ou tarefas atribuídas após cada tópico ter sido discutido em detalhes; estes devem ser escritos como pontos com datas de vencimento anexadas, se necessário. Certifique-se de que qualquer pessoa responsável por completar um item de ação esteja ciente de sua atribuição antes de sair da sala! Se houver quaisquer questões pendentes de reuniões anteriores ou ideias não resolvidas de uma reunião específica que precisam de discussão/processamento posterior (por exemplo, antes de outra reunião de equipe iminente), certifique-se de que estas também sejam anotadas aqui para que não se percam no meio de tudo o mais que acontece ao redor delas."
Como escrever itens de ação com verbos de ação
Para escrever itens de ação que sejam mais do que apenas uma lista de coisas a fazer, use verbos de ação para descrever a pessoa que tomará a ação. Para ser muito claro em sua comunicação - os itens de ação devem sempre seguir o padrão "Pessoa" + "Ação" + "Condição". Por exemplo, "Colin enviar e-mail após a ligação."
Seguir estas etapas tornará a tomada de notas em uma reunião mais fácil e rápida.
Anote a data, hora e local da reunião
Registre quem estava presente na reunião e quais funções desempenharam (por exemplo: gerente, secretário ou executivo)
Liste os itens discutidos em ordem cronológica do início ao fim
Anote quaisquer itens de ação atribuídos naquele ponto no tempo
Conclusão
As atas de reunião são críticas para equipes híbridas e distribuídas. Documentar uma comunicação clara, no entanto, requer muito tempo e esforço! Isso também tira o foco de uma pessoa na reunião. Felizmente, desenvolvemos uma inteligência artificial na Supernormal que faz as anotações automaticamente para você e até mesmo captura itens de ação, decisões chave e sumário. Comece gratuitamente em Supernormal.
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