Introdução
As reuniões podem ser uma das partes mais importantes de qualquer equipe ou organização. Elas são uma forma de reunir pessoas, compartilhar ideias e encontrar soluções para problemas. Mas, se você é responsável por redigir a ata da reunião, pode ser difícil saber por onde começar. E, se você nunca redigiu uma ata antes, isso pode parecer uma tarefa assustadora. No entanto, quando você aprender como elas funcionam e quais informações incluem — além de por que são importantes — vai perceber que escrevê-las é mais fácil do que parece!
O que são atas de reunião?
Atas de reunião são um registro escrito das decisões tomadas, das ações executadas e dos resultados de uma reunião. Elas também documentam o que foi discutido e o que foi decidido. Podem ser preparadas por qualquer pessoa que tenha participado da reunião, mas, na maioria dos casos, é melhor que outra pessoa faça as anotações para que você não se distraia anotando enquanto participa da própria reunião.
Por que elas são chamadas de "atas de reunião"
Há um motivo para o termo "atas de reunião" ser usado para se referir ao registro de uma reunião oficial. O nome, na verdade, não tem nada a ver com tempo. A palavra minutes vem da palavra em latim para detalhes, "minutia". O termo meeting minutes apareceu pela primeira vez nos anos 1700 com o significado de pequenas notas ou anotações, que passaram a ser associadas a registros oficiais por escrito do que ocorreu durante um evento, como uma assembleia pública ou reunião do conselho municipal.
Qual é o objetivo das atas de reunião?
As atas de reunião servem para várias finalidades. A mais comum é documentar as decisões tomadas em uma reunião, mas elas também podem ser usadas para:
Registrar o que aconteceu durante a reunião.
Fornecer um registro da reunião para referência futura.
Ajudar na responsabilização (ou seja, garantir que as pessoas sejam responsabilizadas por suas ações).
Ajudar no acompanhamento e no reporte para quem não estava presente na reunião.
Por que as atas de reunião são importantes?
As atas de reunião são um registro das decisões, ações e discussões realizadas durante uma reunião. Elas oferecem a você uma compreensão clara do que foi acordado e de quem é responsável por dar andamento aos itens de ação.
O formato padrão de atas de reunião
Sempre inclua a data, o horário e o local da reunião. Use um formato consistente para essas informações para que você consiga acompanhar facilmente as datas nos seus registros. Por exemplo: “Reunião realizada às 15h, em 21 de fevereiro de 2022, na Sala 108 do Prédio A no campus.”
As atas devem registrar itens de ação ou tarefas atribuídas depois que cada tópico for discutido em detalhes; esses itens devem ser escritos em bullet points com prazos, se necessário. Garanta que qualquer pessoa responsável por concluir um item de ação esteja ciente da sua atribuição antes de sair da sala! Se houver questões pendentes de reuniões anteriores ou ideias não resolvidas de uma reunião específica que precisem de discussão/processamento adicional mais adiante (por exemplo, antes de outra reunião de equipe futura), garanta que isso também seja registrado aqui para que nada se perca em meio a tudo o que está acontecendo ao redor."
Como escrever itens de ação com verbos de ação
Para escrever itens de ação que sejam mais do que apenas uma lista de coisas a fazer, use verbos de ação para descrever a pessoa que executará a ação. Para ser muito claro na sua comunicação, os itens de ação devem sempre seguir o padrão "Pessoa" + "Ação" + "Condição". Por exemplo, "Colin deve enviar um e-mail após a ligação."
Seguir estas etapas vai tornar as anotações em uma reunião mais fáceis e rápidas.
Anote a data, o horário e o local da reunião
Registre quem estava presente na reunião e quais papéis cada pessoa desempenhou (por exemplo: gerente, secretário(a) ou executivo(a))
Liste os itens discutidos em ordem cronológica, do início ao fim
Anote quaisquer itens de ação atribuídos naquele momento
Conclusão
As atas de reunião são essenciais para equipes híbridas e distribuídas. No entanto, documentar uma comunicação clara exige muito tempo e esforço! Isso também tira o foco de uma pessoa na reunião. Felizmente, criamos uma AI na Supernormal que faz as anotações automaticamente para você e até registra itens de ação, decisões-chave e resumo. Começar grátis em Supernormal.
